＞前回：【社宅管理】＜辞令1回(4月1日)＞１年の動き 繫忙期・閑散期の作業を把握しよう

前回のコラムでは＜辞令1回(4月1日)＞の企業様が１年を通してどんなスケジュール感で社宅管理を行っているか、業務の流れをご紹介しました。

今回は＜辞令2回(4月1日と10月1日)＞のパターンのスケジュール感をご紹介します。
これから借り上げ社宅制度の導入をご検討されている企業様は社内の体制づくりの参考にご覧ください。

何月に業務が増える？辞令の回数が関係

社宅業務の繫忙期は"辞令が何月に出るのか"が大きく影響してきます。

法人様によって

• 辞令が年に1回　→　辞令は4月1日
• 辞令が年に2回　→　辞令は4月1日(or6月1日)と10月1日
• その他

と運営方針が異なりますので、すべての法人様が同じ動きをしているわけではありません。

前期/後期で辞令が2回になることも

３月を決算とする場合は半年後の９月が前期/後期の区切りの月です。

ここで前期の振り返りを行い、後期に向けて人員配置の見直しや昇進等が行われるため辞令が発生します。
それに伴い社宅管理業務もお部屋探しや更新・解約などの手続きが必要になるのです。

(１)　年度始め　─　4～7月

４月１日に前期の辞令が出ます。
この期間は＜辞令が年に1回＞の企業と同じく、繁忙期に発生した更新・新規契約の処理の続きや、管理会社への振り込み作業がメインの時期です。

どんな作業が多い？

年度末ギリギリまで内定が出る企業様の場合は3月末まで社宅利用開始の申請が入るので、5月頭くらいまでは新規契約の手続きが集中しています。

管理部署では年度始めということで社宅管理を新しく任される方もいらっしゃるかと存じます。
慣れない業務の中あわただしく手続きの処理に追われることとなり、はじめて不動産関係の手続きを行う方にとってはなかなか大変な環境です。

6月引っ越しが発生することも

年度末では単身者の引っ越しが集中してなかなか物件が決まらない上、内見や店舗来店などで外出もする機会が増えてしまうため、近年では繫忙期を避けて社宅探しを行う法人様が増えています。
この場合4月辞令を基本として、少し後ろにズレて6月辞令が発生します。

6月辞令ということはお部屋探しは4～5月。
そのため法人様によっては年度末の繁忙期から続いて新規契約業務などが入る時期です。

(２)　繁忙期　─　8～9月

後期の辞令向けて1回目の繫忙期がやってきます。
年度末ほどではないにせよ手続きが集中するので気を引き締めましょう。

どんな作業が多い？

異動が決まった方の新規契約手続きがメインです。
普段より忙しい日が増えますが、夏～秋頃は年度末に比べるとライバル(他の入居希望者)が少ないため、お部屋探しは比較的スムーズに行えます。

このほかに年度途中のため退職に伴う解約手続きや、中途入社の方の新規契約もポツポツと入ります。

後期の辞令はここに注意！

10月1日に異動ということは、9月中に引っ越しが完了＆賃料発生していなければいけません。
しかし８月はお盆休みがあり、仲介会社や管理会社も休業となってしまう可能性があります。通常のスケジュール感で動くと、

「お盆中に内見申込したら連絡が来ず、他の人にとられてしまった」
「お盆明けに部屋探しを開始したが引っ越しが間に合わない。もっと早く動けば良かった……」

このような"間に合うと思ったのに！"なんてトラブルに発展してしまうケースが多発する時期です。

さらに企業によってはお盆休み中の引っ越しを指示していることもあるので、物件の数が豊富でもあまり手続きに余裕はありません。
できるだけ+1～2週間程度は余裕を作って進めていけると安心です。

(３)閑散期　─　10月～11月

一年の中では比較的落ち着いている時期です。
☆社宅管理体制の問題を洗い出して改善するならここがチャンス！繫忙期に向けた土台作りを行いましょう。

どんな作業が多い？

10月中は後期辞令に伴う新規契約の手続きがメインです。
ただ前述したように、基本的に9月中に引っ越し＆賃料発生が完了しているはずなので手続き自体もあまり残っていません。

年末に向けて前期の改善点などを洗い出しておきましょう。

(４)準備期間　─　12月～1月

年末年始でお休みムードですが、年度末の超繁忙期に向けて準備が始まり油断ならない時期です。
それぞれの手続きがスムーズに進められるよう、書類発送やメール案内など漏れなく行っていきましょう。

どんな作業が多い？

この時期に増えるのが、社宅利用をしている社員に対する「更新するか解約するか」の確認作業です。

「更新するか解約するか」を管理会社へ返答する期限は契約満了日の一か月前までのケースが多いため、借り上げ社宅を2～3月頃に契約した場合、管理会社への返答期限は１～２月頃となります。
定められた返答期限までに社員へ意思確認をとり、管理会社へ連絡しなければいけません。

さらに、もし更新なら更新手続きをとれば同じ部屋に住み続けることができますが、解約であれば契約満了日までにお部屋を出なければなりません(※物件によっては名義変更手続きが可能)。

つまり、解約を決めた日から契約満了日までがそのままお引っ越しの準備期間になります。
引っ越し先が決まっていない場合はお部屋探しを行わないといけないので、解約の意思決定はなるべく早めに確定させるのが得策。
そのため「更新するか解約するか」の確認作業は余裕をもって年末には始まっています。

1月の作業　法定調書の作成

さらにこの時期に発生するのが法定調書の作成です。
毎年1月31日が提出期限なので、労務部・経理部と連携し期限に間に合うように準備を進めていきましょう。

＼以前のコラムでも触れています／
★社宅が関わる法定調書！「調書の書き方」と「代行会社がいる際の注意点」とは？

(５)繫忙期　─　2月～3月

辞令2回の企業様においてもここが最も忙しい時期です。
人事異動の発生、新入社員の入社準備でとにかく手続きが集中します。

企業に限らず卒業を期に一人暮らしを始める学生も多いため、世間一般的に見ても大変な引っ越し繁忙期です。

どんな作業が多い？

一番多いのはこれから社宅利用を開始される方の新規契約です。
社宅の説明から物件探し、初期費用の振込、お引っ越し準備など諸々の作業が発生します。
この時期、人気物件や引っ越しトラック/スタッフの確保はほとんど空きが無いため、入居希望日に間に合うようできるだけ早く動いていきましょう。

また、新規契約が集中するということは契約2年を迎えた物件の更新/解約手続きも集中することになります。
前述した(４)準備期間で社員から得られた回答により、更新手続き、解約(あるいは名義変更)手続き、解約に伴う次の社宅探し……といった作業が重なり"どの手続きも忙しい！"状況です。

余裕のある体制を整えよう

＜辞令2回(4月1日と10月1日)＞の法人様の場合、社宅管理は1年を通してみると10～11月が閑散期、8～9月と2～3月が繁忙期です。
繁忙期ではひたすら手続きの処理に追われ、思わぬトラブルが発生することもあります。
ただでさえ忙しい時期、スムーズに管理できないのは良い状況とはいえません。

そのため次の繁忙期がくるまでの間に

• どうしたら引っ越しトラックの確保ができるのか
• 更新/解約の確定はいつまでに決めるのか
• 年度末にトラブルが発生した場合どんな流れで対応するか

などの問題点を洗い出していきましょう。
業務体制を整え、気持ちに余裕を持った管理ができれば手続きがスムーズにいき、大きなトラブルを避けることができます。

プレニーズでは社宅に関するお悩み相談を受け付けています！

• 繁忙期になかなか物件が決まらず、入居希望日に間に合わないことがある
• 解約予告がいつもギリギリになり手続きに余裕がない
• 閑散期にできることは何？
• もっと手軽に社宅を管理するためのアドバイスが欲しい！

などなど、社宅に関することならなんでもご相談可能です。
御社の社宅運用がスムーズに進められるよう、法人社宅の担当スタッフが一緒に改善策をお探しさせていただきます。

コンサルティングは無料ですので、気になる点がありましたらお気軽にお問い合わせください！

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