社宅の管理業務にも繁忙期と閑散期があり一年を通してあわただしさには波がありますが、それぞれの期間ではどんな業務が発生しているでしょうか？
今回は一年を通してどのように社宅管理を行っているか、業務の動きをご紹介します。

これから借り上げ社宅制度の導入をご検討されている企業様は社内の体制づくりの参考にご覧ください。

何月に業務が増える？辞令の回数が関係

社宅業務の繫忙期は"辞令が何月に出るのか"が大きく影響してきます。

法人様によって

• 辞令が年に1回　→　辞令は4月1日
• 辞令が年に2回　→　辞令は4月1日(or6月1日)と10月1日
• その他

と運営方針が異なりますので、すべての法人様が同じ動きをしているわけではありません。

最も多いのは＜辞令1回(4月1日)＞

日本の会社では決算が年度末(3月)で、4月1日に辞令が出るor新卒入社の企業が一般的です。

この場合は年度末が繁忙期、夏～秋にかけてが閑散期といわれています。
これは新卒入社の社員や辞令によって転勤する人など、新生活に合わせて引っ越しをする方が年度末に集中しているためです。

今回のコラムではこちらの＜辞令1回(4月1日)＞の場合のスケジュール感を見ていきましょう。

(１)　年度始め　─　4～6月

繁忙期に発生した更新・新規契約の処理の続きや、管理会社への振り込み作業がメインの時期です。

どんな作業が多い？

年度末ギリギリまで内定が出る企業様の場合は3月末まで社宅利用開始の申請が入るので、5月頭くらいまでは新規契約の手続きが集中しています。

管理部署では年度始めということで社宅管理を新しく任される方もいらっしゃるかと存じます。
慣れない業務の中あわただしく手続きの処理に追われることとなり、はじめて不動産関係の手続きを行う方にとってはなかなか大変な環境です。

(２)　閑散期　─　7～10月

一年の中では比較的落ち着いている時期です。
☆社宅管理体制の問題を洗い出して改善するならここがチャンス！繫忙期に向けた土台作りを行いましょう。

どんな作業が多い？

退職に伴う解約手続きや、中途入社の方の新規契約がポツポツと入ります。

季節的なことでいえば台風が上陸するため、飛来物で窓が割れた、1階で浸水した、などの被害が発生することが考えられます。
また、夏は室内設備のエアコンをよく使う季節です。設備の修理はオーナー負担なので、入居者から「エアコンが動かないから直してほしい」といった修理依頼の連絡も入ることがあります。

こういった際は管理会社や保険会社と連絡をとって対応の流れを確認しましょう。

なお次のコラムでも触れますが、10月辞令が発生する法人様の場合はこの時期第2の繁忙期を迎えています。
普段より忙しい日が増えますが、夏～秋頃は年度末に比べるとライバル(他の入居希望者)が少ないため、お部屋探しは比較的スムーズに行えます。

(３)準備期間　─　11月～1月

年度末にお引っ越しをするかしないか考える時期です。
年末年始のお休みもあり閑散期のような雰囲気を出していますが、これはいわゆる嵐の前の静けさなので油断は禁物。
繁忙期に向けて本格的な準備を始めましょう。

どんな作業が多い？

この時期に増えるのが、社宅利用をしている社員に対する「更新するか解約するか」の確認作業です。

「更新するか解約するか」を管理会社へ返答する期限は契約満了日の一か月前までのケースが多いため、借り上げ社宅を2～3月頃に契約した場合、管理会社への返答期限は１～２月頃となります。
定められた返答期限までに社員へ意思確認をとり、管理会社へ連絡しなければいけません。

さらに、もし更新なら更新手続きをとれば同じ部屋に住み続けることができますが、解約であれば契約満了日までにお部屋を出なければなりません(※物件によっては名義変更手続きが可能)。

つまり、解約を決めた日から契約満了日までがそのままお引っ越しの準備期間になります。
引っ越し先が決まっていない場合はお部屋探しを行わないといけないので、解約の意思決定はなるべく早めに確定させるのが得策。
そのため「更新するか解約するか」の確認作業は余裕をもって年末には始まっています。

1月の作業　法定調書の作成

さらにこの時期に発生するのが法定調書の作成です。
毎年1月31日が提出期限なので、労務部・経理部と連携し期限に間に合うように準備を進めていきましょう。

＼以前のコラムでも触れています／
★社宅が関わる法定調書！「調書の書き方」と「代行会社がいる際の注意点」とは？

(４)繫忙期　─　2月～3月

ここが最も忙しい時期です。
人事異動の発生、新入社員の入社準備でとにかく手続きが集中します。

企業に限らず卒業を期に一人暮らしを始める学生も多いため、世間一般的に見ても大変な引っ越し繁忙期です。

どんな作業が多い？

一番多いのはこれから社宅利用を開始される方の新規契約です。
社宅の説明から物件探し、初期費用の振込、お引っ越し準備など諸々の作業が発生します。
この時期、人気物件や引っ越しトラック/スタッフの確保はほとんど空きが無いため、入居希望日に間に合うようできるだけ早く動いていきましょう。

また、新規契約が集中するということは契約2年を迎えた物件の更新/解約手続きも集中することになります。

前述した(３)準備期間で社員から得られた回答により、更新手続き、解約(あるいは名義変更)手続き、解約に伴う次の社宅探し……といった作業が重なり"どの手続きも忙しい！"状況です。

余裕のある体制を整えよう

＜辞令1回(4月1日)＞の法人様の場合、社宅管理は1年を通してみると7～10月が閑散期、2～3月が繁忙期です。
繁忙期ではひたすら手続きの処理に追われ、思わぬトラブルが発生することもあります。
ただでさえ忙しい時期、スムーズに管理できないのは良い状況とはいえません。

そのため次の繁忙期がくるまでの間に

• どうしたら引っ越しトラックの確保ができるのか
• 更新/解約の確定はいつまでに決めるのか
• 年度末にトラブルが発生した場合どんな流れで対応するか

などの問題点を洗い出していきましょう。
業務体制を整え、気持ちに余裕を持った管理ができれば手続きがスムーズにいき、大きなトラブルを避けることができます。

プレニーズでは社宅に関するお悩み相談を受け付けています！

• 繁忙期になかなか物件が決まらず、入居希望日に間に合わないことがある
• 解約予告がいつもギリギリになり手続きに余裕がない
• 閑散期にできることは何？
• もっと手軽に社宅を管理するためのアドバイスが欲しい！

などなど、社宅に関することならなんでもご相談可能です。
御社の社宅運用がスムーズに進められるよう、法人社宅の担当スタッフが一緒に改善策をお探しさせていただきます。

コンサルティングは無料ですので、気になる点がありましたらお気軽にお問い合わせください！

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＜あわせて読みたい！社宅コラム＞
★社員の引っ越し料金を抑えたい！良い方法はある？
★その転勤制度、運用し続けて大丈夫？ ★繁忙期のお部屋探し！上手に探すコツは？

次回は＜辞令2回(4月1日と10月1日)＞のパターンでのスケジュール感をご紹介します。