社宅代行サービス
大手不動産検索サイト等で、賃料やエリアを指定して検索しているが、膨大な量の物件がでてきてしまい、どれが社内規定に沿った物件か不明のため、都度管理会社に確認しなければいけなかったり、既に契約済みの物件が掲載されているため、物件を探すまでに時間も手間もかかってしまうことがあります
ご担当者様や従業員様がお部屋を探す際、不動産検索サイトから、賃料やエリアを指定して検索すると思います。お困りにあるように、物件情報には詳細な社内規定が記載されていないため、希望の物件が見つかるたびに管理会社に連絡をして、社内規定に沿っているかどうかを都度確認しなければいけません。
プレニーズを社宅代行会社として導入すると...
事前に企業様の借上社宅の社内規定を確認した状態で、従業員様の入居日を伺います。社内規定を把握したうえで、規定に沿いつつ、従業員様の希望に近いお部屋が見つかるようにお手伝い致します。
ご担当者様・従業員様自らが検索サイトなどを使わずに、迅速かつスムーズにお部屋探しを行うことができるようになります。
不動産検索サイトで探しても、社内規定より家賃が高く見つからなかったり、反対に検索に該当する物件が多すぎて選ぶことが難しい地域があり、異動が多い時期にお部屋探しを行うと、契約までに時間がかかってしまうことがあります。
このような企業様のお悩みを解決するため...
弊社では、全国の各地域ごとにお部屋探しに強い不動産会社と提携していますので、社内規定に沿ったお部屋をピックアップし、その中からご希望のお部屋を選んでいただくことが可能です。
通常、お部屋探し→物件内見・申込→審査・ドラフトチェック→契約金のお振込み→ご契約、まで約２週間を目安としています。
人事異動の発令から入居までの期間が1ヶ月未満の場合、物件探し・内見に費やせる時間が少ないのはもちろんのこと、ドラフトチェックからご契約金お支払いまでのスパンが短く、経理の稟議に日数がかかるため、入居希望日までに契約が終らない…とお困りの企業様は多いです。
弊社の社宅代行サービスの立替支払を活用しますと...
ドラフトチェックが終った段階で一旦弊社が新規ご契約金を立替してお支払いします。
そのため、経理への社内稟議を通すことなく、新規ご契約金の支払いができますので、契約手続きを手間を省き、時間短縮することができます。
翌月末に一括でのご請求、お振込みを頂くため、月内に複数の新規ご契約があった場合でも、まとめて精算することが可能になります。
振込手数料の削減と併せて、経理上の処理も一本化されるので、スムーズに新規契約の際の契約金の支払い手続きが行えるようになります。
※ご利用には条件がございますので事前にご確認ください。
一般的に、２、３月は転勤などが多く繁忙期といわれています。お部屋探しの際、ご希望のお部屋が見つかったとしても、ご担当者様が従業員様と不動産会社とのやりとりを繰り返しているうちに、申込をする前に別の人に先に契約されてしまうなど、第一希望の物件をご契約できないことがあります。
弊社が代行に入ることによって...
ご希望のお部屋が見つかった時点で、弊社が不動産会社とのやり取りを行い、入居申込書を作成致します。そうすることで、従業員様とご担当者様間のやりとりをしている間に、他の人に申込みされてしまうことを出来るだけ防ぎ、ご希望のお部屋を押さえやすくなります。
よくあるのが、トイレが詰まってしまい、緊急を要するため従業員様自ら、業者を呼んで修理をしてもらった。
しかし、管理会社専任の業者ではなかったため、かかった費用が実費になってしまった。などというトラブルです。（本来は、管理会社に直接連絡し、対応してもらうことでオーナーの負担になります。）
個人の賃貸契約でしたら、契約書が手元にあるため...
直接管理会社に連絡ができます。しかし、法人契約の場合、契約書は企業様で保管しており、従業員様は管理会社に直接連絡する必要がある場合、社宅管理ご担当者様に確認します。
このような事態を改善するため、弊社が一次窓口となり、従業員様には入居中のトラブルのご連絡を弊社に頂くことで、社員様も企業様も負担が増えることなくスムーズな対応ができるようになります。
解約の際に、原状回復費としてクロス張替え費用を請求されたが、一部の張替えに対しての請求ではなく、全面張り替えの費用が請求されていた。仕方なく支払いに応じたが、何度か同じようなことがあり困っているので解約だけでも依頼したい等ということがあります。
解約時のトラブルの多くは、原状回復費の過剰請求や詳細に納得できない、などの理由で国民生活消費者センターへ毎年約１万件以上もの相談があるのが実情です。
参考：http://www.kokusen.go.jp/soudan_topics/data/chintai.html
解約時の原状回復請求については、通常は賃貸契約書に基づいて請求が行われます。管理会社は、契約を交わす際に契約書の内容（費用負担のルールや賃貸物件の使用規約、特約）などを借主に対して説明し、同意した上で契約の締結となります。
しかし、社宅管理においては、ご担当者様が契約書を細部までチェックし、契約書の内容を確認することが難しく、入居する社員様に内容を説明する事が少ないため解約時に敷金や原状回復費の請求に関するトラブルでお困りの企業様が多いです。
弊社が社宅代行会社として...
企業様と貸主である個人オーナー、管理会社の間に弊社が入り、解約時の原状回復費のお見積もりが地域慣習や相場に対して適正でないと判断したら、管理会社に交渉致します。問題がないようでしたら、御社へ見積書をお知らせ致します。法外な請求に対して、御社ご担当者様自身が交渉するなどの手間を省くことが可能になります。
通常、解約後に敷金が返金されるのは、退去後に原状回復が終ったのち、賃貸借契約書に記載されている期間内に管理会社または物件のオーナーより振り込まれます。
しかし、記載がない場合は、管理会社（または個人オーナー）の対応によって返金時期が異なるため、社宅管理ご担当者様が敷金が返金されるよう催促の連絡をするなどの対応をしなければなりません。
上記のように、一定期間を過ぎても敷金の返金が企業様にされなかった場合、弊社から、１ヶ月から１ヶ月半（※１）を目途に管理会社へ連絡をし、弊社が企業様に代わって返金の催促を行いますので、ご担当者様が管理会社へご連絡する必要がなくなります。
（※１ 繁忙期は、例外もありますが、できるだけ早く返金されるように弊社から催促のご連絡を行います。）
急な人事異動が発生し、解約時に違約金がかかってしまったことがあるため、対策があれば...というようなご相談を頂きます。不要な費用面でのコストは企業としてはできるだけ抑えたい部分でもあると思います。
通常は２年契約のため、２年未満での解約には違約金が発生します。
しかし、１年経過してからの解約は２年未満でも違約金が発生しない契約等もございますので、お部屋探しが必要になった際には、企業様の社内規定や人事異動の状況にあわせて、違約金の発生しない物件をご紹介することも可能ですので、ご相談下さい。
解約手続きは本社で管理するが、ライフラインの解約手続きは、従業員に任せているため、解約できていなかったりすることがあったり、新しい異動先で入居当日までに間に合わず、困っていたことがあるので必要な手続きを知らせてほしい、というご担当者様からのお問い合わせを多くいただきます。
弊社は、企業様からご契約中のお部屋を解約する旨のご連絡を頂きましたら、解約に必要なライフライン等のお手続きから、立会日の日程調整など、退去までの手順を従業員様にお知らせします。（企業様には解約通知書への署名捺印のみ。）
契約しているお部屋を解約する際、原状回復が必要となりますが、管理会社から請求される原状回復費等が適正か過剰請求なのか、判断するには請求されている内訳が、契約時の通常損耗や経年変化であるかどうかも重要になりますので、契約時の賃貸借契約書も確認する必要があります。
家具の配置による床、カーペットのへこみ（設置跡）、テレビや冷蔵庫等の後部壁の黒ずみ（いわゆる電気やけ）、地震で破損したガラス、鍵の取替え（破損、鍵紛失のない場合）は、オーナー（貸主側）の修理となります。
（参考：法務省「賃貸借契約に関するルールの見直し」2020年4月1日から）
引越し作業で生じたひっかき傷、日常の不適切な手入れもしくは用法違反による設備等の損壊、煙草のヤニ・におい、飼育ペットによる柱などへのキズ・におい
国土交通省ガイドライン：https://www.mlit.go.jp/jutakukentiku/house/torikumi/honbun2.pdf
ペットを飼っていて壁や床に傷がある場合や、喫煙のためヤニで壁が変色している場合などは、従業員様（借主）の過失となり、原状回復として修繕する必要があります。通常損耗や経年劣化を、借主の修繕負担としている場合は、貸主負担となるため、オーナーが修繕する必要があります。
もし、原状回復費の内訳に記されていた場合、一旦弊社が管理会社に交渉したのち、企業様に再度ご確認頂きます。また、契約時の特約や条文に（記載されている内容が記されていた）と異なる場合も同様です。
３月は異動の辞令が多く、全国どこでも繁忙期のため、一般的に３月の第３、４週目の土日は、希望時間帯の引越しを予約することが難しく、通常よりも高額であるとされています。
そのため、複数社に問い合わせや見積もりを依頼するものの希望日時と合わず、時間だけ費やしてしまうこともあります。
弊社が提携している引越しサービスをご利用いただきますと...
引越し日時が確定し、引越しが必要であることをご連絡いただいた時点で、引越し会社へ連絡がいき、手配されます。引越し費用も定額ですから、都度複数の引越し業者に見積もりを依頼する必要もありません。
引越し費用の算出は、引越し時期と移動距離、荷物の量（トラックの配車）で決まりますが、一般的に土日や繁忙期（３月）は割高だといわれています。提示された価格は不透明ではあるものの、仕方ないと諦めているのが実情ではないでしょうか。
あらかじめ企業様の年間の引越し件数などのデータを元に...
引越し代金を算出し、定額制での引越しを行います。そのため、社宅管理ご担当者様は、引越業者の相見積もりをすることがなくなり、引越しが決まった時点で、引越し日時をお伝えいただくのみになります。
定額制のため、繁忙期の引越し料金が高額になることもないため、引越しコストの削減ができる場合があります。ぜひ、一度ご相談下さい。
引越し業者を選定するのは従業員様で、費用は企業様が負担する場合、複数社の見積もりを行うようにしているケースが多いです。見積もりは、引越し業者が荷物を確認するため、自宅を訪問したり引越し業者と連絡のやりとりを複数回繰り返す手間があります。そのため、従業員様は、お部屋探し等に時間を要してしまいます。
弊社が提携する引越しサービスをご利用いただきますと...
あらかじめ企業様の年間の引越し件数などのデータを元に、引越し代金を算出し、定額制での引越しを行います。そのため、都度複数社に相見積もりを取ることもなくなるため、従業員様の手間を大幅に省くことができるようになります。
引越しを依頼した時点で梱包資材が従業員様宅にお届けできますので、従業員様の引越し準備もスムーズに行えるようになります。
また、今まで複数の引越し業者から請求書が届いていたのが一括になり、経理上の手間を省くことができ、振込時の手数料も削減が可能となります。
新規ご契約時、弊社の社宅代行サービスの立替支払を活用しますと、ドラフトチェックが終った段階で一旦弊社が新規ご契約金を立替してお支払いします。そのため、経理への社内稟議を通すことなく、新規ご契約金の支払いができますので、契約手続きを手間を省き、時間短縮することができます。
立替支払い分のご契約金は、翌月末に一括のご請求書を出しますので、弊社にお振込みをして頂くことなります。月内に複数の新規ご契約があった場合でも、翌月末にまとめて一回での精算が可能となり、経理上の処理が一本化され、新規のご契約がスムーズになります。
(毎月の代行費用と合算で行います)
新卒・キャリア採用ともに求人募集の際に、借上社宅制度があることを掲げている企業様は多いですが、人事採用面で効果があると実感している半面、繁忙期のお部屋探しや契約業務を行うことが大変であると感じている総務・人事ご担当者様のお声を頂きます。
法人向けに借上社宅を提供するレオパレス２１が、２０１７年に「企業の寮・社宅に関する意識実態調査」を行った結果、寮・社宅を持つ企業の約５０％が採用の計画人数に達している一方で、社宅や寮を持たない企業の計画人数は約３０％にとどまる、というデータがでています。
https://www.leopalace21.co.jp/news/2017/0929_2146.html
また、社宅や寮のある企業の人事・総務担当の約５０％が、福利厚生制度として「社宅」があることは、採用募集に影響があると思っているという状況があります。 つまり、求人採用において「社宅」という項目が、求職者の応募数に影響があるということがわかります。
また、制度自体は人材確保の上で重要であると認識しつつも、原状では、「寮・社宅希望者に行き渡っていない」「新たに、寮・社宅を増やしていきたい」と従業員へ社宅を満足に提供ができていない企業様が多く、社宅を満足に提供できていない原状を解決したい、と感じている人事・総務担当者様が多いということです。
弊社では、企業様が必要とする社宅数に応じて従業員様のお部屋探しを行い、社宅管理業務の事務代行を行います。ご担当者様の管理面の業務を軽減するだけでなく、社宅規定の見直しや住宅手当から借上社宅への切替えを検討されている際のお手伝いも行っております。どうぞお気軽にご相談下さい。
高等学校・大学卒の就職者にとって、家賃出費は、収入からの支出部分が大きいため、自宅以外から通うことになる他県での就職に応募しない場合があります。
しかし、借上社宅制度がある企業の場合は、他県からでも就職を希望する求職者が集まる傾向があります。学生の就活生はもちろんのこと、第二新卒、キャリア採用の転職者も同様に、福利厚生制度として借上げ社宅があるかどうかで判断する就職希望者が多いのが原状です。
2017年卒の学生就職学生モニター調査（2016年7月）1129名が、福利厚生制度で特に注目する項目に挙げていたのが、「社宅や家賃補助」で約65.2％がチェックしていたとの回答でした。このことから、新卒の学生が住宅関連の福利厚生制度のある企業に魅力を感じていることがわかります。従業員様に喜ばれる福利厚生制度となっております。
転勤者用に借上社宅の運用をしている企業様はありますが、新卒・中途採用者にも運用する場合、入社日までに契約を完了させなければなりません。
月内に複数件の契約が必要となった場合、管理会社ごとに異なるドラフトチェックや必要書類を把握するなど、ご担当者様にとっての負担は増えてしまいますが、弊社が代行会社としてお手伝いすることで、事前にドラフトチェックを行い、管理会社ごとに異なる必要書類は申込の時点で把握し、ご準備頂くようお知らせし、契約金の立替支払を行うことで契約までスムーズに手続きを進めることができるようになります。
他地域の優良な人材を集めるために、借上社宅制度を導入する企業様が非常に増えております。住居に関する補助というと住宅手当と比較されますが、住宅手当は税金面で従業員様の負担になるため、近年は一般賃貸物件を法人契約を行い、従業員様が住む借上社宅の運用へ切替えられています。
借上社宅制度を導入の際に、従業員様のお部屋を探すために、家賃の負担上限はいくらか、敷金や礼金などの初期費用の負担は何ヶ月分にするかなど、地域慣習によって異なる基準など、社内規定を決める必要があります。企業様に合わせて規定作りのお手伝いを致しますので、お気軽にご相談下さい。
年末に行う支払い調書の作成は、主業務の繁忙期と重なって業務を行わなければならず、毎年作成に時間がかかるため、高額であるにも関わらず、支払い調書だけアウトソーシングを行っている企業様も少なくありません。
弊社の社宅代行にご依頼頂ければ、社宅代行業務として、月次送金を行うため、支払い調書に記載すべき全てのデータを把握しておりますので、Excelデータに変換してお渡し致しすることが可能です。従来、作成していた方法よりも支払い調書の作成が簡単にできるようになります。
自社で社宅管理をしている企業様は、新規契約、更新、解約、名義変更、入居者様の対応など、一業務あたりの時間数は多くないものの、業務として関わっている実務は膨大な業務量になっている場合があります。
さらに繁忙期にお部屋探しが複数ある場合、ご契約しているお部屋ごとに異なる複数の管理会社とやりとりの回数も内容も、管理会社によって異なる契約形式（電話やメール）での連絡に対応するので、主業務を遮られてしまいお困りの企業様からのご相談を頂きます。
弊社の社宅管理を代行することにより...
弊社が社宅管理ご担当者様に代わって、各管理会社様とのやりとりを行います。ご担当者様が必要な部分の署名・捺印のみとなりますので、繁忙期に、管理会社とのやりとりすることがなくなりますので、主業務への負担も軽減されるようになります。
管理している社宅の情報をExcelシートで管理を行い、社宅管理を複数人で担当していると、Excelファイルを共有する際、常に最新の状態で共有できないことを不便だと感じていることがあると思います。
通常、書面の契約書の社宅データをExcelシート上で管理をしている企業様は多く、複数人での共有、編集を繰り返すことで、Excelファイルの整合性が失われてしまう危険性があります。
弊社が、クラウドシステムChimsを活用することで、社宅データを一元管理することができ、契約書のドラフトチェックや御請求書など、確認が必要な書類は全てシステム上チェックできるようになります。
社宅管理件数が多い企業様や、社宅管理業務が主業務ではないご担当者様の場合、特に繁忙期の業務負担は多大なものであると想像できます。
弊社の社宅代行サービスを利用することで...
社宅管理に費やしていた業務工数が大幅に削減できます。現時点で企業様が行っている社宅戸数、社宅代行管理業務がどのくらいあるかを確認させて頂き、社宅代行サービスを導入すると、どのくらい業務量が削減できるか確認することが可能ですので、一度ご相談下さい。
マイナンバー制度の導入により、平成２８年１月１日以降に確定した不動産賃貸借に関する※一定額の賃料支払いが発生した際に、法定調書にマイナンバーの記載が必要となりましたが、自社でマイナンバーの取得を試みても、なかなか上手く取得できないのが実情です。
弊社にご依頼頂きましたら...
ご契約している借上社宅が個人オーナー物件の場合は、マイナンバーの取得業務を代行いたします。成功報酬型のため、取得できた分のみの費用発生となります。
※不動産を個人の不動産業者
※又は法人に賃貸している場合で、同一の支払者から支払を受けるその年中の賃借料が15万円を超える方
参考：国税庁HP https://www.nta.go.jp/publication/pamph/koho/campaign/h29/Nov/01.htm
例えば、社宅管理業務を長年担当しているご担当者様から、新しいご担当者様に代わる場合、膨大な社宅管理データ情報の共有、社内規定の把握、管理会社と入居者様との対応など、多岐にわたります。特に繁忙期は、通常業務と別途、社宅管理業務を並行して行わなければいけません。
毎月の家賃振込の他にも人事異動に基づく更新・解約のお手続き、解約（退去）の際には、管理会社（貸主である個人オーナー）によってイレギュラーな対応が必要になったり、マニュアルを見て対応するだけでは対応できない場合も多々あります。
弊社の社宅代行を導入して頂くと...
御社の社内規定を把握したうえでお部屋探しを行い、管理会社ごとに異なる契約書のドラフトも事前に確認、確認致します。
また、社宅情報は、弊社の社宅管理システムChimsを活用すると、従業員様の社宅情報（従業員様の情報、社宅物件の契約情報）をシステム上で一元管理できます。
ドラフトチェックやご請求書などの確認が必要な内容も、システム上でチェックできるようになります。
また、書面で管理している契約書データはアップロードしているため、本社・支店など、必要に応じて共有が簡単にできるようになります。
本社で管理することになると、件数が増え業務量が増えてしまいます。
また、地域によっては家賃相場や契約・解約に関する独自の地域慣習があることを知らずに契約をしてしまい、解約時にトラブルが発生して対応に困ってしまう、ということが多々あります。
地域によっては、独自の地域性や慣習があるため、対応が異なり、新規のお部屋探しや解約時のお手続きが煩雑になってしまうことでしょう。
弊社は、全国４７都道府県に提携の不動産会社があるため、どの地域でのお部屋探しでも、企業様の社内規定に沿ったお部屋探しが可能です。
現在、契約している社宅代行会社が、依頼していた業務の一部の請け負いを止めてしまったため、他の代行会社に切替えようと検討するにあたり、委託可能な業務・委託できない業務などあるのか知りたいというご相談を頂くことがあります。
現在、提携されている社宅代行様にどのような業務を依頼しているのか、どのような問題を抱えているのかをヒヤリングさせて頂き、弊社に委託することで改善できるようご提案させて頂きます。
借上社宅が１０戸前後しかない企業様が、将来的に戸数が増えることを見越して、社宅代行へのアウトソーシングを検討する場合、件数が少ないため断られてしまうといったことがあります。管理戸数が少なくても委託できるのでしょうかというご相談を多く頂きます。
弊社は、社宅１戸からでも代行業務を請け負うことが可能です。また、負担のある業務の一部分だけアウトソーシングしたいなどのご要望にも柔軟にご対応が可能ですので、一度、企業様の管理状況をお伺いしてご提案させて頂きます。
借上社宅の管理戸数が（30戸）なので、月次業務の家賃送金などは自社で対応できるが、繁忙期は主業務が多忙になるため兼務ができないため、お部屋探しや更新、解約などの手続きだけ依頼をしたいというご相談を頂きます。
業務で負担のある部分だけ、対応が大変な部分だけ対応してほしい、など代行業務の一部をカスタマイズすることも可能です。”こんなことはできませんか？”など、現在サービスとしてない業務への対応も可能な限りお受けすることもできますので、まずはご相談下さい。
コロナ禍の影響で、テレワークを導入している企業様は多くなりましたが、総務・人事ご担当者様が担当している社宅管理業務は、”担当者が出社しなければできない業務”の場合が多く、リモートワークの導入が進んでいないという企業様のお声を頂きます。
弊社の社宅代行を導入し、アウトソーシングすることで、社宅管理ご担当者様１人だけが把握している業務を大幅に削減することができます。クラウドシステム上で情報を共有することができるため、在宅勤務でも複数のご担当者様間での情報共有が可能となります。
システムなどの導入まで、２～３ヶ月かかる場合がございますので、どんなサービスがあるのか知りたい、参考までに聞いてみたい、というような状況でも構いません。御社の状況を確認させていただき、御社にあったご提案をさせて頂きますので、まずは一度ご相談下さい。
家賃相場は、時代によって変動がありますので、長期にわたり、社内規定の変更をせずに運用している企業様ですと、社内規定に沿って探すと希望のお部屋が見つからなかったり、契約までスムーズに進まないことが増えてくると思います。
弊社が、社宅代行の代行を行う際...
まずは社内規定内のお部屋探しに努めますが、地域によっては、家賃相場と社内規定の家賃上限が大幅にずれている場合は、家賃上限の見直しにあたり、現在の地域相場をお調べすることも可能です。
また、近年は地震や台風などの自然災害も増えていますので、新耐震基準に沿った物件（築年数や土砂災害・津波災害警戒区域外など）の規定を新たに定めるなど、再度見直しを行う企業様も御座います。お気軽にご相談下さい。
全国に支店・営業所のある大手企業や銀行などは、昔から社有社宅（自社寮）を運用しておりましたが、2005年以降、減損会計制度が導入されたことにより、老朽化や入居者の稼働率が減少したことにより、費用対効果が見合わなくなってきたため売却をし、借上社宅への運用に切替えている企業様が増えております。
社有社宅（自社寮）と借上社宅は、それぞれにメリット・デメリットがあります。借上社宅に切替えた場合のコストや業務負担などを比較して頂き、社内規定の選定や社宅管理業務など、弊社が社宅代行としてお手伝いいたしますので、お気軽にご相談下さい。
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