社宅代行サービス
毎年行われる法定調書の作成。年明けには作成に追われていた方も多かったのではないでしょうか。
所得税に関する書類のほとんどは提出期限が1月31日までとなっているため、期限に間に合うよう進めていきたいものです。
今回あわただしく用意を行った方は、次回の提出期限に向けて作成時の注意点を洗い出しておきましょう。
「借り上げ社宅」を導入している法人様の場合どんな法定調書の用意が必要になるでしょうか。
＞ 目次 ＜
(１)『法定調書』とは
(２)社宅が関わるのは『支払い調書』
─書類の用意は誰がする？
(３)支払い調書作成時の注意
─まず貸主を確認する
─貸主が法人か個人かわかったら
(４)支払いはすべて「法人」という考え
(５)社宅代行会社に作成を依頼できる？
─代行会社ができるのは”情報の提供”
─代行会社に頼むメリット
法定調書とは、「所得税法」、「相続税法」、「租税特別措置法」および「内国税の適正な課税の確保を図るための国外送金等に係る調書の提出等に関する法律」の規定により税務署への提出が義務づけられている資料をいいます。
(参照：国税庁ホームページ『>法定調書の提出義務者』より)
法定調書は令和4年5月1日法令時点で60種類存在しています。
企業に勤める人であれば「給与所得の源泉徴収票」が最も身近な書類になるのではないでしょうか。
法定調書のうち社宅に関連するのは『支払調書』です。
支払調書は主に企業が個人事業主に対して報酬等を支払った際に「報酬を支払いました」と税務署へ証明するために提出します。
個人事業主も確定申告で「報酬を受け取りました」と申告することで、双方が申告した内容(主に金額)に間違いがないか、いわば脱税を行っていないかを税務署が調査するための書類です。
社宅は賃料、敷金、礼金などお部屋を借りるための料金が関わってくるため『不動産の使用料等の支払調書』が該当します。
支払い調書は名前の通り"支払ったこと"を証明する書類です。そのため社宅の場合は利用している側、つまり借主である法人が用意します。
同一人に対して年間で支払った額が15万円を超えた場合に提出義務が生じ、翌年の1月31日までに税務署への提出が必要です。
例えば令和5年1月から12月までの間に家賃などを支払っていれば、その支払いに関する調書は令和6年の1月31日までに提出します。
作成する必要があるのは、まず前述したように"同一人に対して年間で支払った額が15万円を超えた場合"です。
そのうえで、支払った先が法人か個人かで内容が異なります。
賃貸借契約書に記載してある「貸主」の欄を確認しましょう。
なかには不動産管理会社が一度物件を借り上げてから入居募集をかけ、一般の入居者を付ける転貸借契約が結ばれている物件もあります。
その場合登記簿上の物件所有者が個人でも、契約上の貸主は不動産管理会社となるため注意が必要です。
仮に家賃の送金先口座がオーナーの名前になっている場合も「貸主」の欄に記載されている内容が適用されます。
支払っている内容によっても調書の作成が必要か異なります。
【貸主が法人の場合】
支払いが家賃のみの場合は提出しない。
地代、権利金、礼金、更新料を支払っている場合は支払い調書の提出が必要。
【貸主が個人の場合】
家賃の他、地代、権利金、礼金、更新料の支払いについて支払い調書を作成し提出。
作成しなくて済むのは「支払い額が15万円以下」、または支払い額が超えた時「貸主が法人で、かつ支払いが家賃のみ」の場合なので、基本的には社宅として法人契約していたら支払い調書の作成が必要と考えてよいでしょう。
社宅の費用は法人と社員で分割されています。
会社規定によって異なりますが、家賃以外にも、敷金・礼金、解約違約金、更新料など、社員もなんらかの費用を負担しているのが社宅制度です。
しかし、お部屋の契約上はこれらの支払いはすべて法人だけが責任を負うとみなされます。
これは「法人名義で借りているなら支払いの義務は法人が負う」という考えからくるものです。
そのうえで社員へどの程度の割合で費用の支払いを求めるかは法人内部の事情なので、貸主や法定調書には無関係の話です。
仮に家賃10万円で＜法人負担：8万円 / 社員負担：2万円＞の社宅があった場合、法人が法定調書を作成することになりますが、このときは＜家賃支払い：10万円＞で記載します。
借上げ社宅を運用している場合、管理業務を代行会社に任せている場合もあると思います。
ところが社宅代行会社は契約や更新業務といった"社宅に関する事務手続き"を引き受けてはいるものの、法定調書の作成は税理士法的にグレーです。
そのため作成を依頼しても基本的に受け付けてもらえない可能性が高いでしょう。
「せっかく代行会社を契約しているのに、面倒な書類の作成は自分でしなきゃいけないの！？」
と思ったご担当者様もいらっしゃるかもしれません。
まるまる作成することはできませんが、お手伝いはできるのでご安心ください。
賃料送金を行っている代行会社は「何月に」「いくら」「どこへ」支払いをしたのか記録しています。
この記録を共有して情報を教えてもらうことは可能です。
例えば支払いの記録を一覧にしてデータを送ってもらう、先にひな形を作っておいて「ここに当てはまる情報を教えてほしい」などと依頼することができます。
月の途中で解約が発生した際には賃料を日割り計算する必要があり手間がかかりますが、これも代行会社に「〇月分の日割り賃料を教えて」と頼めば解決です。
代行会社に情報の提供を依頼するメリットは、やはり"法定調書を作成する段階になってから情報を整理しなくても済む"という点です。
精査された情報だけをもらうことができるので無駄が少なく、数字も内容も明確になります。
特に月の途中で契約/解約したことで賃料の日割り支払いが発生している場合、その計算はとても面倒な作業です。
こういった細かい計算作業も代わりに行ってもらえるのは業務の削減にもなります。
せっかく業務削減のために契約しているのですから、「年に一回のことだし、これくらい自分でやるか……」と思わず代行会社を積極的に活用しましょう！
法定調書の書き方、書類のチェック、物件選びのコツ、もっと手軽に社宅を管理するためのアドバイスが欲しい！など、社宅に関することならなんでもご相談可能です。
コンサルティングは無料ですので、気になる点がありましたらお気軽にお問い合わせください！
株式会社プレニーズ神田店
営業時間 09:30-18:30(土日・祝日を除く)
TEL 03-6384-0415 FAX 03-6384-0416
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