社宅の歴史とニーズの移り変わりを見ると、社宅制度そのものが否定されているわけではなく、従来型の「社有社宅を単純に福利厚生として提供する」というやり方が、現状にあわなくなってきているだけだとわかります。
今も何らかの形で、企業が住環境を補助してくれることを期待する従業員は多いからです。
本章では、社宅のさまざまなメリットを見ていきたいと思います。
従業員へのメリット
企業の採用力アップ
資産としての社宅
イメージ最大のものは、やはり住宅費が安くすむということです。
従業員にとっては可処分所得が増えるので、実質的に給与が増えるのと同じ効果があり、企業に対する満足度向上、ロイヤルティーやモチベーションの向上につながるメリットです。
また、社宅には税制上の有利さもあり、社宅と同様に従業員の住宅を補助する制度である住宅手当と比較してみましょう。
それに対して、社宅の場合は、従業員が企業から受けている恩恵分への課税はなく、当然社会保険料への反映もありません。
住宅手当の方が転居の自由度は高いが、それ以外の経済的なメリットでは、いずれも社宅の方が優れているといえます。
社宅 | 住宅手当 | |
---|---|---|
課税 | なし※賃料相当額以上を支払った場合 | あり(手取り額減少) |
社会保険料 | 影響なし※賃料相当額・現物給与額の 高い方の額以上を支払った場合 |
負担増 |
転居の自由 | 制限あり | 制限なし |
福利厚生による社員の満足度向上、ロイヤルティー向上以外にも、社宅制度は企業側に財務上のメリットをもたらします。
第一には、社宅費用は経費(福利厚生費)にできるという事です。
ただし、家賃を無償、または著しく安い金額に設定してしまうと、社宅の提供ではなく給与とみなされてしまいます。
必ず一定額以上の家賃を徴収することが条件になるので注意が必要です。
第二は、住宅手当支給との違いで、従業員への恩恵分が社会保険料の負担増につながらないことです。
従業員側にも、社会保険料への影響なしというメリットがありましたが、社会保険料は企業側も折半で負担するので、このことは企業にとってもメリットとなります。
社宅の制度があると、それが福利厚生面での魅力となるので、企業の採用力はアップします。
また、現状では業種的に転勤の多い企業の場合は、ほとんどが転勤対応の社宅制度を用意しているケースが多く、そのため、逆に社宅がないと採用で競合した際に、不利になる場合があります。
転勤・異動が多くなくても、採用時に転居が必要な場合(たとえば遠隔地に住む人材を採用するケースなど)には、当初社宅を用意する方が、入社の決断を促しやすい効果があります。
また、遠距離通勤者や勤務時間が不規則な工場勤務者などに社宅を用意することで、採用競争力が増すと考えられます。
社有社宅には「資産」としての効果もあり、工場や自社物件の店舗などが必要ない企業の場合、高稼働率の不動産資産として社宅を持つことには、財務上のメリットがあると言えます。
ただし、現在では減損会計が導入されているため、社宅としての稼働率が低い場合には、資産価値が大きく目減りする可能性もあります。
特に、築年数が古い社宅は、老朽化とともに維持・管理費の負担が大きくなるため、従業員の満足度は低く、稼働率が落ちていく傾向があります。
こういった場合には、資産=メリットとは言えないです。
近年では、社有社宅から借り上げ社宅へとトレンドが変化しています。
そこで、それぞれのメリットとデメリットを整理してみましょう。
さまざまなメリット・デメリットがありますが、入居する従業員の満足度に関しては、借り上げ社宅の方が上回るようです。
これは、立地や間取り、築年数などを見て物件を選べること、周囲が同じ会社の人ばかりといった状態になることが少ないことなどから考えられます
社宅管理業務をされているご担当者様は、新規契約手続き、解約手続き、更新手続き、名義変更手続き、月次対応業務(請求書データのや家賃支払い、入居者対応など)、年次対応業務(支払い調書の作成)などの多大な業務を請け負っています。
社宅管理業務とは別に、違う業務を主として行っているご担当者様もいるかもしれません。
一言で社宅管理業務といっても、単純な事務作業というわけではく、不動産知識などが必要となり、管理会社の兼ね合いや、人事異動などのタイミングによっては急な業務が入ることで通常業務に支障がでたり、忙しくて残業が増えて困ってしまう、という社宅管理ご担当者様からのお困りの声を多く頂いております。
多くの企業様が、頭を悩ませるコストの部分。社宅管理業務を行ううえで削減できるコストは、3項目あります。
社宅管理を自社で行う際、通常は毎月の家賃の振込手数料や、管理会社との電話や郵送でのやりとりにかかる通信費がかかりますが、弊社は、社宅代行業務委託費に、振込手数料や通信費、郵送費などの諸経費込みでのご費用となっています。
複数の異なる管理会社への振込をしている場合は、削減することが可能となります。
よくありがちな、「繁忙期だけ人手が欲しい」「閑散期は無駄になってしまう...」そんなお悩みは、自社で管理している社宅管理業務を社宅代行へ業務を委託することで解決します!
多岐にわたる不動産管理の専門的な知識を必要とする業務や、具体的な実例などを調べたり、今まで対応に困ってたり悩んだりしていた業務、今まで社宅管理業務に費やしていた時間を本来の主業務にあてて頂くことができるようになります。
実際に、どのくらいの業務を行っているのかを可視化することも可能です。
退去にあたり、解約手続きを行いますが、ご契約の借上げ社宅を退去する際、お部屋の原状回復を行いますが、原状回復の見積もりの時点で、適正かどうか判断致します。
個人契約でも法人契約でも、賃貸契約の解約の際は、退去後の状況に応じて原状回復費は発生します。
この査定価格が適正かどうかは、時代や地域慣習、相場などによっても異なります。
知識や経験豊富な不動産知識をもったご担当者様でしたら、この価格が適正なのか、きちんと確認することができているかもしれません。
弊社が社宅代行として、御社の代わりに管理会社(オーナー)に清算書を確認し、事前交渉を行ってから社宅を管理されているご担当者様に請求書を提出致します。
また、新規ご契約時のドラフトチェックの時点で、企業様に不利益にならないような条文がないかどうかを精査したり、敷金や礼金、敷引の費用が地域慣習に見合っているかどうか、社内規定に沿っているかを確認することで初期費用を抑えることができる可能性があります。
社宅管理業務は、幅広い不動産知識と経験が必要となるケースが多い業務です。
特に知識が必要なのは、新規ご契約時に契約内容を確認するドラフトチェックです。契約書の条文、特約などは管理会社や物件のオーナーによって書式や内容が異なるため、それぞれの内容を細かく確認する必要があります。
担当年数が長いご担当者様でしたら、様々な状況を経験しているため、迅速かつ無駄なく対処する方法を知っているかもしれません。
しかし、(社宅管理件数が多い企業のご担当者様)や、(知識や経験が多くないご担当者様)ですと、企業情報や入居中の従業員様の情報、賃料など、契約書の一部の契約内容のみをチェックしてご契約手続きを進めている場合も少なくありません。
弊社にお部屋探しからご依頼いただくと、契約書の特約や条文などの細部に、企業様にとって不利益な内容がないか、社内規定に沿っているか確認を行います。
企業様と貸主、管理会社間のやりとりを取りまとめる、借上げ社宅管理専門の不動産管理部を御社内に持つようなイメージをもって頂けたらと思います。
ご担当者様が困ることといえば、異動などで急遽、担当者変更に伴う引継ぎ業務です。
社宅管理業務は、膨大な社宅管理データ情報の共有、社内規定の把握、管理会社と入居者様との対応など、多岐にわたります。特に繁忙期は、通常業務と別途、社宅管理業務を並行して行わなければいけません。
毎月の月次業務以外にもイレギュラーでの対応が必要になったり、マニュアルを見て対応するだけでは対応できない場合も多々あります。(そもそもマニュアルがない場合もあります。)
そのため、弊社が代行会社として間に入ることで、”困ったときはプレニーズへ連絡”が可能となり、社宅管理業務の量は一気に減り、業務負担が軽減されることが最大のメリットでもあります。
全国に営業所や支店があり、各拠点で社宅管理業務を行っていた企業様があるとします。会社の方針が代わり、本社で一括管理に変更となり業務量が増えてしまうと、実務的な負担が増えます。
それだけでなく、各地の地域慣習が解らず新規契約時の対応に苦労したり、解約時に原状回復費を高額で請求されるなどのトラブルが増えてしまうことが考えられます。
社宅管理業務をアウトソーシングすることで、管理件数が増えた時にも業務工数が削減できるため、業務がひっ迫することなく対応できるようになります。
また、全国各地の地域慣習に合わせて対応できるようになるため、ご担当者様の負担を減らすことができます。
社員満足度を上げるために借上げ社宅制度を導入していると思いますが、社内で社宅管理業務の全てを行うことは、少なからず業務の負担がかかります。借上げ社宅制度は、社宅運用における業務はもちろんのこと、現在の家賃相場が適正かどうか判断するのは難しく、何年も社内規定の見直しをされていない企業様が多いのが原状です。
お部屋探しをする従業員様から、”この家賃上限ではお部屋を探すことができない”といったクレームがあった場合、公平性の観点から、安易にその従業員のいうとおりに上げるわけにもいかず困ってしまっているかもしれません。
弊社が、企業様の社宅をお探しする際に心がけていることが、企業様の社内規定に沿った上で、従業員様のご希望の物件をご紹介できるように務めております。
せっかく、企業側が従業員への福利厚生制度として提供しているので、従業員様の満足度がより高いものであってほしいと思います。必要であれば、弊社へ社内規定の見直しについてもご相談下さい。
入居者退去による解約時のトラブルは意外と多いため、困っている社宅担当様は多いです。
解約時のトラブルを極力減らすために重要なのは、新規ご契約時に契約内容を確認しておくことです。ここで、弊社が過去に対応した事例やご相談をご紹介いたします。
退去における解約の申告は、いつまでに・どうやって申告するのか、管理会社によって異なります。
原則1ヶ月前に申告しなければならない管理会社が多いですが、30日前までなのか、一ヶ月前までなのか、また、管理会社に解約の意向を”電話で”伝えるのか、管理会社に書面が届いた時点で解約告知として扱われる場合もありますので、あらかじめ契約書を確認しておく必要があります。
弊社が代行会社として対応する際は、賃貸借契約書に基づいて解約日までにどのように管理会社(または大家)に連絡する必要があるのかを確認し、違約金や日割り家賃ができるだけかからないように、解約期限に間に合うように手続きの代行をいたします。
人事異動が多く、契約している借上げ社宅を2年未満で解約することが多い企業様の場合、2年未満で解約すると違約金が発生します。
通常、賃貸物件は2年契約となり、6ヶ月~1ヶ月前に管理会社から更新するか否かの連絡がきます。物件によっては、1~2年未満で解約すると、違約金として1ヶ月分または2ヶ月分の賃料を管理会社から請求される場合があります。
新規ご契約物件を紹介する時点で、”違約金が発生する物件は紹介しない”など、御社の状況や社宅規定を確認してからお部屋をご紹介させて頂き、できるだけ違約金が発生しないようなご契約内容に交渉させていただきます。
解約時に、管理会社から出された請求書が、適正かどうか判断できない状態のまま、迅速に手続きを進めなければいけない業務上、請求書どおりに精算してしまうことがあります。
弊社が、社宅代行として間に入ることで、原状回復費の請求書の内容が適正がどうか、不動産の知識をもって判断致します。万が一、地域慣習や適正価格と逸脱した内容だった場合は、管理会社に確認し、交渉するよう務めます。
適正な価格になった段階で、企業様に請求書を提出させて頂きますので、不要な交渉などせず、安心して解約のお手続きを進めて頂くことが可能となります。
更新日の6ヶ月前に管理会社からの連絡があった場合、更新するお部屋の従業員様が人事異動の可能性がある場合は、更新するか否か判断に困ると思います。
弊社が社宅代行として間に入り、更新のお手続きを行う場合、6ヶ月前に更新の連絡が来たとしても、最終的にいつまでに更新するか否かの連絡をすればいいのか、更新料はいつまでに支払えば更新となるのかを管理会社に確認します。
その上で、ご担当者様(または従業員様)に更新の有無を確認致します。
通常、解約後に敷金が返金されるのは、退去後に原状回復が終ったのち、賃貸借契約書に記載されている期間内に管理会社または物件のオーナーより振り込まれます。
しかし、記載がない場合は、管理会社(または個人オーナー)の対応によって異なるため、社宅管理ご担当者様が催促の連絡をするなどの対応をしなければなりません。
上記のように、一定期間を過ぎても敷金の返金が企業様にされなかった場合、弊社から、1ヶ月から1ヶ月半(※1)を目途に管理会社へ連絡を行います。
弊社が企業様に代わって返金の催促を行いますので、ご担当者様が管理会社へご連絡する必要がなくなります。
※1.繁忙期は例外もありますが、できるだけ早く返金されるように弊社から催促のご連絡を行います。
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