借り上げ社宅の煩雑な管理業務を一手に引き受ける社宅代行会社。
契約管理、入居者対応、更新や退去時の手続きなど幅広い業務を委託でき、社内の負担を大幅に軽減できる事は企業様にとって大きなメリットです。

しかし借り上げ社宅に関係する業務であっても、そのすべてを委託できるわけではありません。
企業様が直接対応しなければいけない手続きや、法的に定められた範囲外の業務については代行が制限されるため注意が必要です。

そこで今回は代行会社が対応できる業務と対応できない業務について解説します。
とくに代行会社の導入をご検討中の企業様はぜひご参照ください。

　─　目次　─　

(１) 社宅代行会社が対応できる業務
(２) 社宅代行会社が対応できない業務
　─　手続き関係
　─　入居者対応
　─　コンサルティング・提案
　─　その他
☆最大限のサポートを受けましょう！

(１) 社宅代行会社が対応できる業務

手続き関係

• 貸主(管理会社や物件のオーナー様)と連絡をとる
• 新規契約、更新、解約、名義変更など各種手続き
• 賃料送金、および契約諸費用の振込
• 契約書類の保管および管理
• 契約の条件交渉
• 代理捺印、代理署名

入居者対応

• 社員様からのお問い合わせ対応
• 火災保険や24時間サポートなどの手配
• 内見や退去の立会

コンサルティング・提案

• 時代、地域、業界の事情を考慮した社宅規定の提案
• ドラフトチェック、および契約条件修正のアドバイス

その他

• 法定調書に記載するデータの提供
• 保育、介護系においては自治体に支援事業要綱の確認をとること

基本的に借り上げ社宅を借りる～解約するまでの間に発生する手続きに関しては、その大半を代行会社で対応することができます。

(２) 社宅代行会社が対応できない業務

法的な問題や個人情報保護の観点などから代行会社では対応できない業務もあります。
また、社宅管理の範囲外となる問い合わせ等についても代行会社での対応は難しいです。
順にみていきましょう。

■対応できない業務・手続き関係

企業様を通さず手続きをする

稀にご退職される社員様から「職場には内緒で引っ越ししたい」とご要望を受けることがありますが、借り上げ社宅は法人名義なのでこういったご要望は対応できません。

独断で支払費用を承認/送金

仮に管理会社から法外な金額を提示された場合に、企業様の許可を得ず承認を出してしまうと大問題となることは明白です。
社宅代行会社が送金代行を行った場合でも支払いの当事者となるのは企業様(あるいは社員様)なので、必ず企業様の承認を通します。

無許可で特記事項を付ける/削除する

借り上げ社宅は各企業ごとの規定に基づくため、契約内容を勝手に変更されると規定外＝社宅として認められない事態にもなりかねません。
また、「入居者が勤め先を退職する際は契約解除する」など企業様に不利な条件が付いてしまえば運用が難しくなってしまうでしょう。

手続き関係では基本的に「企業様に話を通しているか」がポイントです。
あくまで代行なので最終的な権限を持つのは当然企業様であり、承認を得なければ手続きを進められません。

■対応できない業務/入居者対応

個別の経済支援

初期費用や退去精算費用は想定よりも高額になることがありますが、早く手続きを進めたいからと代行会社がお金を貸すことはできません。
もし本当に社員様の支払いが難しい場合、一旦企業様が立て替えてから後ほど社員様にご請求という形をとることはあります(企業様の判断によります)。

取引業者へ同意なしに入居者情報を共有

社宅の手続きには管理会社や引っ越し業者など様々な業者が関わります。
しかし「入居者と直接連絡をとりたい」と言われても、個人情報保護の観点から許可が無ければ連絡先を教えることはできません。

なお、代行提携の際に「入居者は業者と直接やりとりせず、必ず代行会社を通す」あるいは「管理会社・立会業者は入居者の連絡先共有可、直接連絡OK」など規定している場合はそちらに従います。

管理や隣人とトラブルがあった際、謝罪等の同行

社宅代行会社はあくまで社宅手続きの代行を請け負うので、基本的にこういった対応は契約外です。
例えば隣の部屋から社員様に対して騒音の苦情が入った際、隣人に話を聞きに行ったり、一緒に謝罪に行くことはしません。

管理会社との間に立って詳細を聞き、解決に向けてどのように動くと良いかアドバイスを提供するにとどまります。

■対応できない業務/コンサルティング・提案

税金関係の相談を受け、書類作成や手続きを行う

こちらは税理士の独占業務なのでNGです。

代行会社ができるのは困っている内容を伺い、あくまで一般論としての見解をネットで調査したり関係省庁を紹介するのみです。
手続きにもよりますが、迷ったらまず専門家である税理士に相談しましょう。

社宅規定外の物件を提示

賃貸物件を個人契約する際、仲介の担当者は基本的に「お客様の条件にマッチした物件」はもちろん、「少し条件から外れるけど気に入ってもらえそうな物件」も提案しています。

しかし法人契約の借り上げ社宅は別です。
部屋探しの基準となる社宅規定は「この条件内の物件なら補助を出します」と明確に定められたルールなので、破る事はできません。

たとえば社宅規定で「勤務先から徒歩5分以内・広さ20㎡未満・3階以上・築2年以内」と定められている場合、おそらくほとんどの方は「そんな条件厳しすぎるだろう！」と感じると思います。
それでも規定で定められているなら、条件外の物件では承認がおりず補助を受けることができません。

そして承認のおりない物件を紹介しても仕方ないので、代行会社は社宅規定外の物件を提示することができないのです。
ただ、上記で例に出したようにあまりにも厳しい条件では社員様がスムーズに部屋探しできず不満がたまってしまいます。その場合は社宅規定の条件見直しを提案させていただきます。

■対応できない業務/その他

法定調書の作成

こちらも税関係の業務にあたるため調書の作成自体は代行できません。

ただし賃料送金の情報を共有することは可能です。詳細は当サイト『社宅が関わる法定調書！「調書の書き方」と「代行会社がいる際の注意点」とは？』をご参照くださいませ。

自治体への申請

保育園や介護施設においては「保育従事職員宿舎借り上げ支援事業」「東京都介護職員宿舎借り上げ支援事業」など、各自治体からの支援を受けられます(※自治体によって名称は異なります)。

支援を受けるためには自治体への申請が必要です。
この申請は借り上げ社宅関連の手続きではあるのですが、管理業務ではなくそもそもの会社の運営に関わる部分なので各企業様にてご対応ください。

☆最大限のサポートを受けましょう！

まとめると、代行会社は法的に制限がある場合や、企業様の承諾を得ていない場合においては、手続き等を行う事ができません。

逆に企業様の承諾を得ている範囲であれば、借り上げ社宅に関わる手続き・管理業務のほとんどを引き受けることが可能です。お部屋探し、更新や解約手続き、トラブル発生時の入居者対応などなど……最大限のサポートを受けられたらそのぶん自社内の負担を大幅に減らせます！

サポートできる範囲やプラン内容は代行会社によって異なるので、導入や乗り換えを検討中の企業様は事前にじっくりと比較ご検討くださいませ。

社宅管理のトータルサポート

プレニーズではお部屋探しから解約までの基本的な業務の他、家賃送金代行、入居者対応、独自システム提供などのサポートも取り揃えています。

また、代行を検討していなくても、改善提案のご希望などコンサル相談だけでも大歓迎です。
社宅管理をもっとラクに行いたい！そんなあなたをサポートさせていただきます。お気軽にお問い合わせください。

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