年度末は引っ越し繁忙期！予想外のトラブルが発生しやすくなるので、借り上げ社宅を運用している企業様にとっては特に注意が必要な時期です。
問題が多発すると社員様の住環境に影響を与え、結果的に業務効率の低下や不満の増加につながる可能性もあります。

今回は年度末に増える社宅関連のトラブルとその防止策をご紹介します。スムーズな運用を実現するためのポイントを押さえておきましょう！

　─　目次　─

(１)契約関連のトラブル  
　─　更新・解約の手続きが集中 
　─　新規契約の手続き遅延による社宅確保の問題
  
(２)引っ越し・メンテナンス関連のトラブル
　─　引っ越し業者の混雑による入退去の遅延
　─　退去の対応遅れ

(３)クレーム・苦情増加のトラブル
　─　手続きの遅れへの不満
　─　希望の部屋が契約できない不満

(４)規定やシステムに関わるトラブル
　─　条件等の見直しに伴う調整不足
　─　管理システムの運用負荷

(５)支払いや予算管理のトラブル
　─　支払い申請が遅れがちになる
　─　予算オーバーや不正利用リスクの増加

【まとめ】年度末に増えるトラブルを未然に防ぐために

(１)契約関連のトラブル  

更新・解約の手続きが集中

年度末はお部屋の契約更新＆解約の手続きが一気に集中する時期です。
これに加え社内で結ぶ社宅利用の契約期間を年度単位で設定されている場合、確認や申請が短期間に殺到してしまうので、対応が追いつかなくなります。 

　★対策ポイント★

• 契約満了時期を把握し、更新が必要な物件を定期的にリストアップしておく。  
• 社宅利用者への事前通知契約更新や退去手続きについて、余裕をもって通知し、早期に意思確認を行う。
• 契約期限が近い物件を自動通知してくれるシステムを取り入れるなどし、手続きをスムーズに進める。  

　新規契約の手続き遅延による社宅確保の問題

異動や新卒社員の受け入れに伴い、新規で社宅を契約するケースも増えます。
しかし、不動産会社や管理会社も繁忙期にあたり、契約手続きが通常よりも遅れることがあります。
結果として、必要なタイミングで社宅が確保できず、社員様の入居が遅れる事態に陥ることも。  

　★対策ポイント★

• 人事部と連携し、異動や新規採用の予定を早めに把握する。  
• 書式や申請方法など契約プロセスを確認し、スムーズな手続きができるよう準備する。  
• 必要な書類を整え、スピーディーに契約を進められるようにしておく。  

(２)引っ越し・メンテナンス関連のトラブル

　引っ越し業者の混雑による入退去の遅延

1年で最も引っ越し業者の予約が埋まりやすい時期のため、希望日に予約できないことも珍しくありません。
その結果、社員様の新居への入居が遅れたり、退去がスムーズに進まず余計なコストが発生することがあります。  

　★対策ポイント★

• 異動や転勤の予定が分かり次第、すぐに引っ越し業者を手配する。  
• 繁忙期のピークを避け、可能な限り平日や閑散期にずらす。  
• 法人向けプランを提供している引っ越し業者と事前に契約し、スムーズな手続きを確保する。  

　退去の対応遅れ

社宅の退去に伴って、粗大ゴミの処分や各種インフラの解約が必要です。
しかし年度末は業者も依頼が集中しており、対応に時間がかかることがあります。
結果として退去スケジュールを超えてしまう、明け渡しが間に合わず余計なコストがかかる、といった問題が発生しがちです。  

　★対策ポイント★

• 各種インフラなど部屋に付随する契約を事前に洗い出しておき、退去が決まったら早めに対応を開始する。  
• 繁忙期の対応力がある業者を選ぶ。  
• 入居時点で「退去の際にやることリスト」を社員様にあらかじめ説明しておく。  

(３)クレーム・苦情増加のトラブル

　手続きの遅れへの不満

社宅利用者からの問い合わせやクレームも増加しやすい時期です。
手続きの遅れなどが原因となり、不満の声が上がることがあります。  

　★対策ポイント★

• 契約更新や退去の手続きをスムーズに進めるため、利用者に早めに案内を出す。  
• よくあるトラブルと対応策をまとめた資料を用意し、迅速に対応できるようにする。  
• 繁忙期に備えて体制を整え、必要に応じて外部サポートを活用する。  

　希望の部屋が契約できない不満

年度末は人事異動のピークであり、急な転勤や異動が発生することが多くなります。
しかし物件の確保がとくに難しい時期でもあるため、希望する物件が確保できなかったり、条件にこだわりすぎて部屋探しが進まないケースが発生します。  

　★対策ポイント★

• 事前に異動の予定を把握し、余裕を持って部屋探しを始める。  
• 社宅規定を見直し、物件の選択肢を増やすことで手配の遅れを防ぐ。  
• 社員の異動情報を一元管理し、社宅の手配を迅速に行える体制を整える。  

(４)規定やシステムに関わるトラブル

　条件等の見直しに伴う調整不足

契約更新に伴い「このまま運用していいのか」と、社宅規定や契約条件の見直しを行う企業が増える時期です。
しかし管理会社や社宅利用者との調整不足が発生することがあります。

　★対策ポイント★

• 早めに家主や管理会社と連携し、契約更新スケジュールを確認しておく。  
• 契約変更がある場合、影響を受ける社員に通知の上、事前説明を徹底して納得してもらう。  
• 契約内容を見直す際のチェックリストを整理し、トラブルを未然に防ぐ。  

　管理システムの運用負荷

契約更新や社宅の登録・変更が集中するため、社宅管理システムの負荷が一気に高まります。
処理が追いつかず、手続きの遅延やミスが発生するケースも少なくありません。  

　★対策ポイント★

• 年度末に集中しすぎないよう、ピーク時の業務を分散する。  
• ダブルチェック体制で誤入力を減らし、後から修正する手間を軽減する。  
• データ入力の一部を自動化し、管理負担を軽減する。  

 

(５)支払いや予算管理のトラブル

　支払い申請が遅れがちになる

申請が遅れることで財務部門や総務部門への負担が増大します。
処理が滞るとその後のフローに悪影響を及ぼす可能性が大きいので、早めに対応するようにしましょう。  

★対策ポイント★

• 申請・処理のスケジュールを把握し、早期提出を心がける。  
• 手作業ではなくシステムを活用して効率化する。  
• 総務部や財務部と連携し、申請フローをスムーズにする。  

　削減できたはずの支払いが見逃される

更新時の家賃値上げ要請、解約時の原状回復費用について、

「ただえさえ忙しいのに据え置き交渉なんてしてられない！」
「高い気がするけど、適正価格か調べるのも時間がかかるし……」

と、貸主の提示額をそのまま受け入れてはいないでしょうか。
余裕をもって対応できていたら削減できたかもしれない支払いも、忙しさのあまり見過ごされることがあります。  

★対策ポイント★

• 早めに更新の準備を進め、管理会社に前もって値上げの可能性を伺う
• 家賃の値上げ幅、原状回復費用の基準を明確にする
• 無料相談できる外部専門家のサービスを活用する

 

【まとめ】年度末に増えるトラブルを未然に防ぐために

年度末は社宅管理において特にトラブルが発生しやすい時期。これらのトラブルを防ぐためには、繁忙期だけではなく普段からポイントを意識して社宅管理を進めることが重要です。

年度末の社宅管理を円滑に進めることで社員様の満足度向上や業務負担の軽減にも繋がります。
事前の準備をしっかり行い、安心して新年度を迎えましょう！

借り上げ社宅の運用に困ったら

繁忙期にトラブルはつきもの。とはいえ対策にお困りの方は多いかと存じます。

• 今まさにトラブルを抱えており、解決方法が知りたい方
• 第三者の不動産会社の意見が聞きたい方
• 次の繫忙期に向けたトラブル対応のマニュアルを作成したい方

……など、借り上げ社宅のお悩みはぜひプレニーズへご連絡ください。
代行を検討していなくても、「制度の仕組みを教えてほしい」「退去費用が適切な額か確認してほしい」などちょっとしたご相談も大歓迎です！

皆様のご連絡お待ちしております。

お電話でのお問合わせ

株式会社プレニーズ神田店
営業時間 09:30-18:30(土日・祝日を除く)

TEL ：03-6384-0415
FAX ：03-6384-0416

あわせて読みたい！社宅コラム

★【運用のコツ】要注意！引っ越し繁忙期に潜むトラブル事例
★繁忙期に安定して物件を確保するための方法とは
★【運用のコツ】はじめての借り上げ社宅、陥りやすいトラブル事例