社宅代行サービス
本来社員様への福利厚生として“社宅”が機能し、そこから企業様内部の負担を軽減できるのが“社宅代行”ですが……ときには手続きが上手く回らず不満がたまってしまうことがあります。
「せっかく代行会社を入れたのにあまりスムーズにいっていない……」
となっては、今後何かしらのトラブルに繋がってしまう可能性もゼロではありません。
今回はそんな『社宅代行会社に対する不満』を集めました。
すでに社宅代行会社を導入済の企業様は「うちの契約している社宅代行でもこういうことあるな！」と見直すきっかけにしていただき、これから導入をお考えの企業様は「こういう会社に当たらないように気を付けよう」と一つの目安にしてみてください。
── 目次 ──
(１)業務削減できていない
(２)事務作業が滞る
(３)委託契約の後はほったらかしにされる
(４)柔軟性が無い
(５)そもそも業務を任せていいのか不安
良い代行会社に出会うためには？
アウトソーシング最大の目的は「企業内部の負担を軽減すること」なのに、これでは意味がありません！
どうして削減できない結果となってしまうのでしょうか？
割とよくあるのがこのパターンです。一口に“社宅に関する事務”と言っても
など細かく分けられており、代行会社がどこまで対応してくれるのかは業者によって範囲が異なります。
そのため「書類の手続きしか行わない」「社員さんとのやり取りはしない」など一部の業務しか代行してもらえず、あまり業務削減を実感できないというご担当者様も出てきてしまうのです。
事務作業は減ったけれど、あれこれ細かく確認されてやりとりするのが億劫になる……。
目に見える業務が減ったことで上層部からは「前より楽になってる」なんて思われがちですが、現場は疲弊していることがあります。
書類の処理を代行してもらえても「ここはどうしたいい？」「○○については承認で良いですか」など事前に対応方針を取り決めたにも関わらず、頻繁に連絡が来てしまっては「自分でやった方が早かったんじゃないか……？」とモヤモヤがたまってしまいますよね。
代行会社が入ると言っても最終的に法人様側でもチェックは行っていただくことをオススメします。
このとき“細かく内容を確かめ、修正が必要な個所の指摘や提案を付けた上で法人へ提出してくれる代行会社”と、“とりあえず目を通すだけで提案も無く、見落としも多い代行会社”とでは法人様にかかる負担が違います。
社内で厳重にチェックを行える人間だけで行った方がいいのでは……となっては、代行会社を挟むことなど時間の無駄になってしまいます。
ビジネスにおいてスピード感を持って対処してくれる相手というのは頼りがいがあるものです。ですが残念なことに逆のパターンもあります。
慎重に見てくれるのはありがたいのですが、1件案件に何日もかけると繁忙期などは到底処理が追いつきません。
さらにメールや郵送で送った場合に、他の書類に埋もれて数日放置されていることも……。ご担当者様が「進捗いかがでしょうか」と連絡を入れてはじめて到着に気付くなんて事態は避けたいですね。
「お困りごとは担当者に」と言われたから頼りにしたいのに、なぜか代行会社の担当者と連絡が取りづらいことがあります。
この人に聞けば安心！と任せられるのは良いのですが、Ａ社の担当は○○、Ｂ社の担当は△△ときっちり分担している代行会社においては裏を返せば“他に頼れる人がいない”のも事実です。
そこで折り返しをお願いしても連絡をもらえず、時間をおいて再度電話してみたら「折り返します」の無限ループ……。確認が遅れれば後の作業にも影響が出るため「担当者が1人なのに不在がち」であることに不満を抱く企業様は多くいらっしゃいます。
こちらは逆にそもそも担当者がいないパターンです。
部署の何人かで対応することになりますが、代行会社内で連携がとれていないと「どの案件で、いま何が起きているのか」がわからない状態になってしまいます。
問い合わせをするたびに電話口の相手に状況説明を一からしなければいけなくなっては相談どころではありません。
担当者に依存せず誰でも対応してくれる！のは楽ですが、そこから先の進捗が芳しくなければ困りものです。
今の対応のままでも手続きを進められるけど、なんとなくスッキリしない……それは代行会社のサポートが不十分なのかもしれません。
代行会社もイチ業者なので年々新しい商品やサービスを整えていることがあります。
例えばクラウド上で書類の管理ができるツールや、今まで対象外だった事務作業を代行するサービスを始めた、などなど。
社宅管理する上で便利な体制が整えられるのはとても良いことですよね。
しかし代行会社の方から「こんなサービスを始めたのでご検討ください」と案内が無ければ、企業様はなかなか気づけません。
残念ながらこのような“契約後に業務改善の提案はしない”という業者はたまに見かけます。
不動産業界は日々変化を繰り返しています。
お部屋探しの条件や社宅規則の策定を行う際にも時代に合った相場や通例を理解することは大切です。
要望を出さないと規定の見直しを行ってもらえないとなれば古い規定のまま運用を行う事になり、だんだんと管理の不便さが目立っていきます。
このままではお部屋が探しにくくなったり、社員様からのクレームが増える可能性が高いです。
法人様側からすれば不動産業界の事情は専門外のため、できれば代行会社側から改善提案を出すのが理想。なのに「最新情報を調べない/共有しない」「言わなければ何もしない」スタンスでは困りものです。
引っ越し業者の手配を請け負ってくれる代行会社も多くありますが、適正価格で依頼できているでしょうか？
提携している引っ越し業者がある場合は繁忙期でもトラックの手配がスムーズなので、年間を通してある程度件数を抱える企業様にとってはとても便利なサービスです。
そのため「高い気がするけど便利だからとりあえずお願いするか……」と腑に落ちないながら依頼し続けるとになってしまいます。
繁忙期はどこも高額になるとはいえ、それが適正な価格なのかは何社か比較してみないと判断が付きません。
代行会社から比較の提案が無く“とりあえず”で依頼をしているのならば、見直しを行う事で改善される可能性はあります。
「社宅管理にまつわるほぼ全ての業務を請け負います！」と謳ってくれていても注意が必要です。
極端な話ですが、業務を丸投げすると代行会社から報告が無い限り“いま何をしているのかわからない”状況が増えていくことになります。
誰の案件をどこまで進めているのか、指定日には間に合うのかなど、定期的な報告をしてくれない代行会社にあたってしまうと「ちゃんと作業してくれているのか？」と不安が募ります。
代行会社が引き受けてくれる業務のパターンが少なく「もっとこうしてほしいのに……」とお悩みの声があがることもあります。
社宅の規定は全国一律で決まっているものではなく各企業様の実情に合わせて内容が異なります。
しかし代行会社から「うちはこういうやり方しかやっていません」「追加サポートは受け付けられません」と断られることもしばしば。
社内の業務改善のために委託契約したのに“代行会社にとって都合の良いやり方”で進めさせられてしまう企業様もいらっしゃいます。
例えば＜都心でお部屋探しをする場合＞と＜地方でお部屋探しをする場合＞では家賃相場も路線の数も全く違うのに、全国同じ条件でお部屋探しを設定させられてはいないでしょうか？
インフラ系業界においては＜社宅と勤務先との距離＞が重要視される傾向にありますが、こうした各業界特有の事情は考慮してもらえているでしょうか？
快適な管理運用は快適な社宅規定から生まれます。代行会社から何の改善提案もなく参考になる知識も得られないようなら、今すぐ既定の見直しが必要かもしれません。
お部屋の契約は[家賃・管理費][敷金・礼金][クリーニング費用][鍵交換費用][引っ越し費用]など様々な支払いが発生しており、企業内において経理ご担当者様の負担は計り知れません。
仮に月100件バラバラの管理会社へ振込が必要だった業務も、代行会社へ依頼すれば“代行会社へ100件分まとめた金額を一括払い”するだけで済むので大幅な業務削減が可能です。
しかし支払い日程の条件は代行会社の都合に寄せている企業様もいらっしゃいます。
＜月末締め＞＜毎月25日払い＞など本当は変更したいのに「送金代行してくれてるだけマシか……」と不満を飲み込んでしまうと不満が残る形となります。
社内の業務を任せるのですから安心して信用できる取引先であってほしいのに、こんな状況から不信感を募らせてはいないでしょうか。
「業務のプロって感じじゃない……あまり頼りにならないな」と感じたなら、代行会社を見直す時期かもしれません。
契約の細かい内容を理解していなかったり、社宅特有の制限について考慮してくれない代行会社は存在します。
その理由として挙げられるのが、代行会社が不動産業ひいては社宅に関して素人である可能性です。
社宅に関わる各種手続きだけなら不動産業者ではなくても引受可能です(※お部屋の仲介は別)。
それは不動産業と関係のない業種の会社でも社宅制度があり、自社内のみで管理運用できていることからも明らかだと思います。
つまりプロではない相手がただただ手続きを代行してくれるだけの状態になってしまうのです。
ならば不動産会社ならどこでもいいのか？といえば当然そんなことは無く＜不動産業者だけど社宅のことは詳しくない＞業者も存在します。
社宅は普通のお部屋探しに加えて注意しなければならない事項があるため、たとえ仲介のプロでも社宅のことはからっきし、という事は珍しくありません。
社宅で注意するべき事項をざっくり挙げると
などがあります。
個人契約ならば気にしないことですが、社宅の場合あくまで契約名義は法人になるため諸々の注意が必要です。
代行会社がこの辺りの注意に大雑把だと、後々になってから「明らかに既定の範囲外なのに申込を進められた」「家賃発生日を考慮してほしかったのに相談がなかった」などトラブルが増えることになります。
「不満はあるけど長年任せてきたから……」
「担当者の人柄はいいからもう少し様子を見てみようかな」
「乗り換えしたってどこも同じじゃない？これ以上悪くなる可能性もあるよね」
乗り換えで必ず良くなる！という確定要素が無いとなかなか一歩は踏み出せない……そうして同じ代行会社を使い続けることになれば、現場の改善はできません。
新しい委託先を見つける手間もあるため探そうと探すまいと決断が必要ですが、快適な社宅管理運用のためには乗り換えを検討するのも一つの手だと考えましょう。
安心して長く任せられる代行会社にあたりたいならば、適当に探すのではなく事前調査を行いましょう！
基本的な書類手続きから、電話対応、送金業務、代理押印など、まず何を代行してほしいのかピックアップしましょう。
業者のサイトや提案資料で希望の対応をしてくれるか事前にチェックし、条件に合う代行会社から選ぶと失敗が少ないです。
代行会社なんてどこも同じと思わず特徴や代行内容を比較検討しましょう。
何社か比べることで知らなかったサービスにも出会えるかもしれません。
社宅特有の注意を理解しており、お部屋探しの契約についても任せられる会社を選ぶのであればこの条件は外せません。
依頼したい業務内容が多いのであれば、やはり知識と経験のある業者が安心です。
契約したらあとは業務対応するだけ！ではなく、継続して企業の気持ちに寄り添ってくれる代行会社を選びましょう。
困ったときにすぐ連絡できる、要望を聞いてくれる、サービスを紹介してくれるような会社であれば、現場の事を考えた提案を続けてくれます。
以前に大きなトラブルを起こしていないか調査することも大切ですが、食べログなどと異なり社宅代行会社の評判というのはあまり数がありません。
そのときは別の事業について調べましょう。充実したサービスを展開していたら社宅代行業務についても期待が持てそうですね！
社宅代行は借上社宅をご利用されている企業様のお困り事、ご不満、対応の煩わしさ等を、専門の知識と経験を備えた業者が全て代行するサービスです。
……などのお悩みがある方、その他どんな小さなことでもご相談ください。
今の代行会社に不満のある企業様、これから代行会社を選ぶのに基準がわからないという企業様、プレニーズが一緒にお悩みを解決します。
コンサルティングは無料ですので、気になる点がありましたらお気軽にお問い合わせください！
メールでのお問合せはこちら。
株式会社プレニーズ神田店
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