借り上げ社宅の管理は「とにかく面倒」と言われることが多いです。

新規契約、更新、解約など基本的な手続きはもちろんですが、それに付随して管理会社とのやりとり、社員様の問い合わせ対応、契約書をはじめとした書類のチェックなど、常に細かな作業が発生してしまいます。
通常業務と合わせて社宅の手続きも行っていくのは大変なので「いっそのこと誰かに代わってほしい！」とお考えのご担当者様もいらっしゃるでしょう。

そんなお悩みをお抱えの方のために、プレニーズをはじめ社宅関係の手続きを引き受ける「社宅代行会社」が存在します。

　　＞　目次　＜　　

(１)社内業務を手放し、管理を"効率化"！
　─本来の業務に集中できる
　─期限の管理を任せられる
　─カスタマーサポートの強化
　─規程の説明がいらない

(２)ストレスフリーで"安心"を！
　─法務リスクの軽減
　─プロ視点のチェックができる
　─改善の機会が増える

■でも、任せっきりだと不安……
　─信頼できる代行会社を探そう！

 

「社宅代行会社」は何をしてくれる？

社宅代行会社は借り上げ社宅に関わる様々な業務を代わりに引き受けます。
細かい点は業者ごとに異なりますが、一般的に代行してもらえるのは以下のような業務です。

• 更新、解約、名義変更手続き
• 新規契約時のお部屋探し
• 社員様(入居者)と物件の情報管理
• 貸主への家賃送金

……など

 

(１)　社内業務を手放し、管理を"効率化"！

代行会社をいれる醍醐味は業務の削減です。社内で対応していた作業を外部に投げることができたなら、単純に社内の負担は軽くなります。

 

効率化メリット① 本来の業務に集中できる

借り上げ社宅の手続きは煩雑で時間を要するため、管理業務に時間を取られすぎると本来やるべき業務が疎かになってしまいます。
この"本来の業務ができない"という状態が長く続けば、会社にとっても不利益です。たとえ社宅制度の利用で社員満足度が向上しても、現場に負担が蓄積されては良い状態とは言えません。

手続きの大半を代行会社に任せることができれば本来の業務に時間を割くことができるので、社宅制度を維持したまま本来の業務を行うことができます。

 

効率化メリット② 期限の管理を任せられる

振込期日や物件の更新時期など、社宅を運用する上では様々な期限が発生します。
excelデータの一覧表などで管理している企業様が多いですが、もし気づかずに期日を過ぎてしまったら大変です。

全て自分で管理しなければいけないのはプレッシャーも大きいですが、代行会社に任せるとこうした期限の管理もおこなってもらえます。
業務の"時間的負担"のみならず"精神的負担"も担ってくれるのです。

代行会社は社宅管理の専用システムを使用していることが多いので、ただexcelだけで管理するよりも安全かつ効率的に一元管理が可能です。

 

効率化メリット③ カスタマーサポートの強化

「契約に必要な書類を無くしてしまった」
「更新を取り消して解約にしたい」
「引っ越し作業中に壁を傷つけてしまった」

借り上げ社宅は契約手続きだけでなく、こうした入居者からの問い合わせや急なトラブルも発生します。

業務の合間に一つ一つ対応していくのは骨が折れますが、問い合わせ窓口を社宅代行会社宛に設定できればこのようなトラブルの対応も任せることが可能です。

対応に追われる時間を削減でき、なおかつ社宅のプロが迅速かつ適切に対応することで、社員様の満足度向上にも貢献できます。
さらに長くお付き合いしていれば「以前に××の件で似たような事例がありますが……」と過去の蓄積データとも比較/参照でき連携がスムーズです。

 

効率化メリット④ 規程の説明がいらない

新規契約では社宅規定に沿ったお部屋探しをするのが大前提です。
そのため仲介会社に毎回「この社宅規定に沿って探してください」と依頼することになりますが、見落としがあったり、「規定外だけどおススメです！(※)」と候補にできない物件を紹介された……なんてお悩みはよく聞きます。

部屋探しを代行会社に任せると規定を把握している状態からスタートするので、いちいち説明する必要がありません。

※借り上げ社宅の契約に慣れていない仲介会社では社宅規定＝絶対条件の認識が薄く、規定外の物件を紹介する事があります。
悪徳業者ではなく、社宅探しが専門外なので純粋に「少し条件を外すと良い物件がありますよ」という善意からのご紹介であることが多いです

(２)　ストレスフリーで"安心"を！

社宅代行会社は”社宅の手続き・管理”に関するプロです。
社内管理だけでは、知識がないと解決できないこと、気づかず見逃してしまう点、なども出てきますが、代行会社と提携していれば常に”詳しい人”が一緒にいてくれます。

 

安心メリット① 法務リスクの軽減

賃料の負担割合を決める際、極端に会社の負担割合が多いと給与とみなされ課税対象になります。
このような”社宅や賃貸物件にまつわる法令”を把握できていないと、知らない間に法令違反を犯していたり、悪徳業者と契約してしまったり、様々なトラブルが発生してしまいます。

社宅関係の法令に詳しい代行会社と提携できれば適切な契約管理や法令遵守のサポートを受けられるので、法務リスクを軽減できるのです。

 

安心メリット② プロ視点のチェックができる

社宅を運用している企業様のほとんどは不動産業界ではありません。しかし借り上げ社宅を運用している以上、不動産に関わる法令や賃貸物件の地域慣習など、不動産関係のルールを把握しておいた方が有利なのです。

たとえばお部屋探しをする際、おとり広告をはじめとした不動産広告ルール違反に気付けないと、知らないうちに悪徳業者と契約を結んでしまうかもしれません。借主(企業様)に不利な契約書が作成されても、指摘できなければ不当な内容で手続きが進んでしまいます。

こうした点に気づいてくれる人がいれば適切な契約を結ぶことができるので、企業上層部や社宅を利用する社員様も安心でき、満足感が向上されます。

安心メリット③ 改善の機会が増える

社宅規定の内容が何年も同じまま、全支店で同一の設定をしている、など「規定の使い回し」を行っていると、だんだんと年代や地域慣習に見合う条件からズレていきます。
このまま使い続けると契約の際に"基準"ではなくただの"足枷"となってしまうので改善が必要です。

しかし「そもそも何がいけないのか、どこを見直せばいいかわからない」と放置してしまう企業様も少なくありません。
社宅代行会社がコンサルティングサービスを提供していれば、定期的に社宅規定の見直しを行うのでプロのアドバイスを受けることができます。

日々の業務の中でも効率が悪い点が見つかれば「次から△△の体制にしませんか？」と提案したり、新しいサービスが紹介されるなど、社宅管理全体がよりよい環境になるようサポートしてくれるのです。

■　でも、任せっきりだと不安……

業務を削減できるとはいえ、本来社内で行っていた業務をすべて外部に任せるのは心配の種でもあります。

そのため社宅代行会社とは、「いま誰の契約を行っているのか」「どんな流れで進んでいるのか」などの情報共有を必ず行うようにましょう。
共有システムで随時管理したり、定期的にメールや書面で報告を受けると、現在の動きが把握できます。

 

信頼できる代行会社を探そう！

社宅管理業務を削減するなら代行会社と提携するのが最も手っ取り早い方法です。
各社で代行できる範囲や提供しているサービスが異なるので、ぜひ比較検討されてからお考えください。

プレニーズでは新規お部屋探しから家賃送金までの一連のお手続きに加え、付随サービスのご提供、コンサルティングも行っております。

 

その他、

• 社宅制度の導入をご検討中
• 代行会社の乗り換えをご検討中
• 代行会社を比較検討中
• 社宅制度について質問したい

などのお悩みについても無料で対応させていただきます。

コンサルティングは無料ですので、気になる点がありましたらお気軽にお問い合わせください！

【お電話でのお問合わせ】

株式会社プレニーズ神田店
営業時間 09:30-18:30(土日・祝日を除く)

TEL 03-6384-0415
FAX 03-6384-0416

 

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