「社宅代行会社を導入すれば業務削減できて快適です！」

……とは言われても、代行会社を導入していない企業様はまだまだ多くいらっしゃいます。
しかし自社内だけで管理していると様々な「困った！」出来事はおこらないでしょうか？

今回はそんな『自社管理する上での“困った”あるある』を集めました。

──　目次　──

(１)やることが多くて面倒！
(２)適正な管理が必要
(３)お金の管理が大変
(４)入居者のトラブル対応
 ◆ 自社管理は面倒……だけどメリットもある
 ◆ 困った！を一気に解決するなら代行会社へ

 

(１)やることが多くて面倒！

社宅に関する業務は大きなものから細かい作業まで様々です。
お部屋探しから始めて外部のオーナーへ賃料を払う＜借上げ社宅＞と、会社が物件を購入して社員を住まわせる＜自社保有寮＞でも業務内容が異なります。

＜やること>借上げ社宅の場合

• 社宅規定を策定、お部屋探し条件と契約条件を決める
• お部屋を探す→契約
• 契約に関わる書類の作成、チェック、保管
• 更新、解約、入居者入替など対応
• 月々の家賃、初期費用、更新費用などの送金
• 支払調書の作成

＜やること>自社保有寮の場合

• 社宅規定を策定、入居条件を決める
• 更新、解約、入居者入替など対応
• 設備の修理、管理、クリーニング
• 定期的な修繕工事の計画
• 固定資産税の支払い
• 保守点検や防火訓練の実施、工事業者の手配

　社内ですべて処理するのは大変！

これらを自社内だけで管理しようとすると専門の担当者や部署が必要になります。
よほどの大手企業かつ社宅の部屋数が多くないと社宅業務だけを行う人員は確保しにくいのが現実ではないでしょうか。

他の通常業務をこなしながらこれら社宅業務を処理していくのは大きな負担でありとても面倒なものです。

(２)適正な管理が必要

社員の住まいを保障しているからにはお部屋の安全を保つことは会社の責任でもあります。
耐用年数を過ぎた古い設備はないだろうか、故障して使えない状態になっていないか、火災報知器は作動するか……。万が一の際に社員が怪我をするなど不利益があっては一大事です。

会社の名義で住まわせている以上こうした管理も必要になってきます。

(３)お金の管理が大変

＜借上げ社宅＞は家賃をはじめ敷金・違約金・更新料など諸々の送金業務が、＜自社保有寮＞は固定資産税などの税負担や維持管理費が発生します。
経理担当と連携をとり支払が適正に行われているか注意することが必要です。

また、引越しや設備修理などで外部の企業を使わなければいけないときにその支払い費用が適正価格なのか見極めることも重要となります。

業界の事情に詳しくないと業者から提示された額をそのまま支払うはめになるため、悪徳業者にあたってしまえば「高い気がするけどこんなものなのかな？」と無駄な費用を払うことになるかもしれません。

(４)入居者のトラブル対応

社宅管理はデスク上のことだけにとどまりません。

「鍵を無くしたからスペアを持ってきてほしい」
「エアコンが壊れたからすぐに修理業者を呼んで！」
「隣の人が深夜騒ぐから注意してくれない？」
「今の部屋が気に入らない、別のところに移りたい」
「もう5年も住んでるから家賃値下げして」

こうした入居者からのこまごました要望やクレームを受け、自分達で解決しないといけないのは厄介です。
借上げ社宅であれば管理会社へ連絡して交渉やとりなしが必要になることも多く担当者の負担は計り知れません。

 

◆自社管理は面倒……だけどメリットもある

業務が増えるのは困りものですが、自社内だけで管理することのメリットもあります。代行会社を導入しないことで業務はどう動くでしょうか？

事態を把握しやすい

問題が起こったときや入居者からのクレームが入る際には社宅管理担当者へ直接報告が来ることになります。
間に人を挟まず当事者から直接話を聞くことができるため、話の行き違いが起こりにくく常に最新情報で事態を把握できることがメリットです。

個人情報を必要最小限で管理できる

代行会社に管理を依頼する場合、社員の個人情報を渡す必要が出てしまいます。本当に信用の出来る会社なのか確信が持てないうちは大切な社員の情報をやすやすと渡すことはできませんよね。

自社管理ならば当然外部の企業(代行会社)に情報を渡す必要はないため、部屋の契約時に管理会社へ提出する分など必要最小限の手続きで済みます。

社内での雇用が増える

管理している社宅が数件だとあまり変化はありませんが、数が多い企業であれば担当者や専門部署を置くことで雇用に繋がります。

社宅の専門知識が身に付く

継続して管理担当者を任せることで不動産知識や社宅についての制限など専門知識を身につけることができます。社宅管理する上で役立つことはもちろん、見識を広めて担当者自身のスキルが上がります。

◆困った！を一気に解決するなら代行会社へ

メリットもあるとはいえやはり管理業務は手間のかかるもの。一気に解決したいならば代行会社へ丸投げするのが手っ取り早い方法です。

しかしどこでも良いわけではなく、

• 手広く業務を代行してくれるか
• 代行会社の担当者は連絡が取りやすそうか
• アフターフォローが整っているか
• 個人情報保護への取り組みなど信用できるか

などの点に注意しましょう。

安心して任せられる代行会社に出会えたなら快適な社宅管理が可能になります。
何社か比較してみたが決定打が無い、見極め方がわからない、という企業様のお悩みもお聞かせください。
プレニーズの担当者が代行会社の選び方や業務削減のコツなどを伝授します。

コンサルティングは無料ですので、気になる点がありましたらお気軽にお問い合わせください！

【お電話でのお問合わせ】

株式会社プレニーズ神田店
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