2023年に施行されたインボイス制度。納税の透明性をはかる目的で導入されましたが、日本の事業者や企業には大小様々な影響を及ぼしました。
今回は借り上げ社宅を運用する企業にどんな影響があったか、また、制度が施行されてからどんな課題が浮き彫りになったのかを解説します。

そもそもインボイス制度って？

「インボイス」は税率や消費税額等が正しく記載された適格請求書の事です(以下：インボイス → 適格請求書 にて記述)。

「インボイス制度」は”ビジネス取引における商品やサービスの提供”と”その対価の支払い”を明確にするために導入されました。
適格請求書は法的な文書であり、適格請求書に記載すべき項目はルールで定められています。

また、適格請求書を発行できるのは「適格請求書発行事業者」に登録した事業者でなければならず、適格請求書にも事業者番号の記載が必要です。
国際取引では輸出入において税関手続きや支払いに関する情報提供として適格請求書が必要とされており、適格請求書発行事業者が交付した請求書等だけが仕入税額控除の対象とされています。 

大雑把に言えば「消費税を含むお金のやり取りをするときは適格請求書を使いましょうね」という制度です。

適格請求書に記載するもの

適格請求書には取引の詳細や支払い条件、取引期間、商品やサービスの価格が記載されています。
これにより取引の透明性が確保できる一方、"ルール通りの適格請求書の作成と管理"が現場に求められている事も重要です。

もし税務署に「この記載内容ではインボイス制度の要件を満たしていない」と判断されてしまえば受領側は十分な仕入れ控除を受けられないため、少しの不備が発行側へのクレームに発展しかねません。
そのため発行・受領問わず、適格請求書のやり取りが発生した際は支払い前に十分なチェックを行う必要があるのです。

借り上げ社宅はいつ適格請求書が必要になる？

借り上げ社宅を運用するなかで適格請求書をやり取りする相手は、主に部屋の契約をした不動産管理会社または不動産仲介会社です。

毎月の家賃や敷金・礼金といった基本的な費用は非課税なので気にしなくて問題ありませんが、以下のような課税対象の費用が発生した場合は適格請求書で発行してもらう必要があります。

■お部屋の新規契約時
仲介手数料、鍵交換費用、24時間サポート料、駐車場利用料※、入居引っ越し代
※駐車場は契約内容により非課税となる場合があります

■お部屋の退去時
原状回復費用、ハウスクリーニング代、退去引っ越し代

■その他
更新、名義変更などの手続きにおける事務手数料

なお借り上げ社宅(賃貸物件)にかかる諸費用には軽減税率が適用されないため、課税=10％の認識で差し支えありません。

社宅管理担当者が直面する課題

前述の通り、借り上げ社宅を運用している企業様でも適格請求書を受領する機会があります。制度の導入前と比べて現場ではどんな変化が生じたでしょうか。

課題①　取引先とのコミュニケーションの複雑化

借り上げ社宅の運用に関わる外部企業(管理会社、仲介会社、引越業者など)は、適格請求書を使用した新しい支払い体系に慣れていない可能性があります。

また、賃貸物件では個人オーナーとやり取りする場面も出てきますが、人によっては事業者登録をしていないため適格請求書を発行できない、あるいは不慣れのために記載内容に誤りが生じる、といった事態も起こり得るので、どうしても慎重にならざるを得ません。

これが交渉難易度を引き上げ、契約条件の調整に時間がかかったり、契約自体が難しくなる可能性が懸念されます。
今後は取引先とのコミュニケーションをより強化したり、利点を明確に伝えることで円滑な合意を築くための交渉術が求められているのです。

課題②　「支払いのタイミング」と「支払先」の特定

企業間の取引においては月内の取引をまとめて１枚の請求書で発行することがありますが、支出と収入のタイミングが一致しづらいと資金の使途把握や事業計画を策定する難しさが生じることがあります。

借り上げ社宅の場合は管理会社や仲介会社など１つの契約に関わる業者が複数存在することがあり、「何の費用を」「どの企業に」「どのタイミングで」支払ったのかを適正に把握しなければなりません。
事業を円滑に進めるためにも、効果的な予算策定やフロー管理を行う必要があります。

課題③　経理システムの変更に伴う運用の混乱

インボイス制度の導入には、当然各企業内での経理システムや作成・申請・決裁のプロセスに変更が伴います。
いままでと違った方法や書式で手続きしなければならず、これが運用上の混乱やトレーニングの必要性を引き起こす可能性があります。

管理している社宅の数が多いほど確認の手間も増え、時間がかかるだけでなく精神的負担も大きくなるでしょう。

【確認したい内容】

• 取引先が登録事業者であるか否か
• 登録事業者である場合、適格請求書を発行してもらえるか
• 発行された適格請求書の記載内容が正しいか
• 課税or非課税の項目があっているか(※駐車場は契約によって異なるためご注意ください)

課題④　請求書の透明性とデータ管理

そもそもインボイス制度が導入されたのは取引の透明性を図るためです。
企業は適格請求書で取引を行うと同時に、"問題のない取引をした"という記録を残す必要も生じるため、データ管理も大きな課題となります。

どの管理会社に何の費用を支払ったのか、敷金返還等戻ってくる費用があればどこに記載があるのか、それは何月分の取引なのか、いつ支払ったか、どこに記録を残すのか……。この辺りは当然これまでも各企業がきっちり管理しているとは思いますが、インボイス制度が導入され今まで以上に"取引の透明性"が求められるようになった現在、より慎重な手続きと管理が求められるでしょう。

課題を解決して安心安全の取引を

インボイス制度の導入は取引の透明性を図るためには重要ですが、一方で借り上げ社宅を運用する企業様には様々な課題や悩みが付随します。
制度が導入されて月日が浅く現場はまだまだ不慣れであるため、デメリットに直面した場合慎重な対応が不可欠です。発生し得るデメリットを見据えつつ、適切な対策を講じることが成功の鍵となります。

課題に向き合い柔軟性をもって対処するなど、借り上げ社宅の運用をスムーズに行うための工夫を行う必要がありそうです。

適格請求書以外でも借り上げ社宅のお手続きで不安なことがありましたらプレニーズの無料相談をご利用ください。

「削減できる管理業務はある？」
「社宅規定はどんな項目を入れたらいい？」
「導入したいから制度の仕組みを教えて」
「部屋探しのポイントが知りたい！」

などなど、借り上げ社宅に関する疑問やお悩みをお聞かせください！
御社の社宅運用がスムーズに進められるよう、法人社宅の担当スタッフが一緒に改善策をお探しさせていただきます。

コンサルティングは無料ですので、気になる点がありましたらお気軽にお問い合わせください！

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