社宅代行サービス
昨今、福利厚生の一環として「借上げ社宅制度」を導入しようかどうか検討をされている企業様が数多くいらっしゃいます。
しかし、実際に借上げ社宅制度の導入を試みて、挫折した企業様も多いのではないでしょうか。
弊社にコンサルティングのご依頼を頂く内容の一つに、社内規定の新規策定依頼や運用フローの構築依頼がございます。ある企業様の、新規導入までの道のりを簡単にお話しさせて頂きます。
新たに借上げ社宅制度を取り入れたいので、どのように運用を行えばいいのかがわからず困っていると、ご担当者様よりご相談頂きました。
借り上げ社宅制度導入に係るコンサルティングご依頼内容の一例になります。
こちらの企業様は、会社の方針により借上げ社宅制度の導入が決定。
ご担当者様も、借り上げ社宅の利用該当者となり、喜んでいたのもつかの間。まさかの社宅担当に抜擢されてしまいました。
ここからが本当に大変だったそうですが、当然ながら社内には詳しい人は皆無。
全く知識ゼロの状態から社宅の運用がスタート。
インターネットを駆使し、色々な情報収集を行うも、運用方法の基本や基準がいまいちわからない。
住居の契約・更新・解約など、不動産の専門知識がないと導入後にトラブルになりそう…。
そもそも不動産会社とのやり取りが初めての為、なんだか怖い…と途方に暮れていたそうです。
会社の同僚に相談すると、とりあえず決めとけばいいんじゃない、とアドバイスともいえない言葉があったそうです。
（このとりあえずが一番危ないのですが、なぜ危ないかは下記コラムでお話ししています。）
社宅規定の見直しがトラブルを軽減！見直しの必要性を不動産のプロが解説｜社宅コラム (pleaneeds.biz)
私たちは、賃貸不動産業の知識がない状態で社宅規定は作れないと考えています。
作れないは言い過ぎかもしれませんが、賃貸不動産業界は常に変化しています。
最新の情報を得ること、地域によって大きく異なる賃貸借条件や地域慣習などを把握し、整理をした上での規定作りを行うことで、トラブル防止となるのです。
まず、決めるべき項目の３つを取り上げていきます。
まだまだたくさんありますが、最低限決めなければいけない3項目を例に挙げていきます。
例えば、新入社員様のみ、転勤者のみ、入社後〇年以内の独身者に限るなど、細かく決めていきます。
新入社員のみであれば、短期間（更新までの２年間）、若年層の定着化が目的であれば、5～10年、30歳まで、など様々です。
言い換えれば社員様の負担額の決定となります。
ここで注意しないといけないのが、負担金額によって課税対象となる可能性がございます。（賃料相当額の計算及び現物給与の価格との比較が必須となります。）
初期費用に関しては、一般的に新規契約時にかかる、敷金や礼金などの上限を決めます。（地域によって異なりますので、地域慣習を知っておく必要があります。）
一般的には、鍵交換、退去時クリーニング、24時間安心サポート、町内会費などがありますが、エリア・物件・不動産会社・貸主ごとに、必要な費用が異なります。
そのため、あらかじめ事前に決めておきます。ここ数年で、不動産賃貸契約の内容がますます複雑化してきています。
契約をする際に、想定外の費用を誰が負担するのか決めておかないと、社員様によっては会社が支払ったり社員様が支払ったりと、不平等に繋がる可能性がありますので、要注意です。
運用に関して最も重要なのは、誰がどこでどのように運用するのかを決めることです。
大きな括りでいうと、下記３点を決める必要がございます。
全国に支店がある企業の場合、本社が一括で各支店の借り上げ社宅の管理運用を行うのか、各支店で管理を行うのか。
一般的に多いのは、前者の本社一括管理になります。
各支店管理を行うと、各支店の業務圧迫や、契約名義や契約書の保管場所などがバラバラになってしまうため、情報の集約が難しくなります。
このような理由から、本社一括管理が主流となりつつあります。
デメリットとしては特定の部署に業務が集中する傾向になること、ある程度の経験やスキル（専門知識必須）が求められます。
この部分も企業様によって様々な運用方法がございます。
多く見受けられるのが、新入社員様は社宅担当者様がお探しになり、ご転勤者様は、ご自身でお探しになるパターンです。
新入社員様は、勤務予定場所まで遠方の場合は、物件探しや内見も容易ではないため、あらかじめ社宅担当者様が入社までの間に物件を探し、契約までの手続きを全て行います。
また、初めて一人暮らしを始める人は特に、ライフラインの手配など、手助けする必要もあるかもしれません。
社員様が自分で探す場合、指定の不動産会社を通じて探すこともあります。
この部分についても、社宅規定の一つとして設定されることをお勧めいたします。
また、ご転勤者様ご自身がお探しになる場合、不動産会社と提携を結び、事前に社宅規定を開示した状態で物件検索を始めることが重要となってまいります。
借り上げ社宅は、法人契約という制約がかかってくる為、事前準備が非常に重要なポイントとなります。
複雑かつ細かい規定のある借り上げ社宅の場合は、不動産業界における地域慣習との橋渡しを行わないと、契約不成立につながってしまう可能性がございます。
法人契約に精通した不動産会社を選定し、提携する必要性がございます。
①と②がよく言われる入り口部分になります。
ここをしっかり運用できれば、後の管理は比較的やりやすくなります。
②のお部屋探しの後の手続きとして、賃貸借契約の締結、更新手続き、解約手続きの３点が主な業務となります。
ほとんどの企業様が同じご担当者様にて対応されています。
入口を把握していないと、出口がうまく纏まらない事が多いので、どうしても同じご担当者様が行う流れとなりますし、実際その方が業務もスムーズに行えると思います。
デメリットとしては、お部屋探し・更新・解約が全て同じ時期に集中し、そのうえ期日がタイトな事が多く、社宅業務に付きっ切りになってしまうのです。
この業務を経験され、さらにトラブルを抱えてしまった事のあるご担当者様は特に、社宅代行会を検討され、お問合せが多くございます。
ここで、ご担当者様は自分一人では難しいと判断されて、ようやく弊社の出番です。
前文でも少し触れていますが、弊社が、社宅代行として企業様との提携を結ぶうえで、重要としているのは、”企業様の社宅運用に関するご要望をしっかりとヒヤリングすること”です。
そのうえで、賃貸不動産の専門知識を活かし、企業様独自の社宅運用規定を作り上げていきます。
不動産の専門知識を盛り込むことによって、賃貸住宅市場との乖離を少なくします。
この部分が非常に重要になります。市場と社宅規定に大きな乖離があると、”部屋が借りれなくなる（借りれる部屋が少なくなってしまう）” または、”社宅規定に沿わない物件を契約をしなければいけない。”というデメリットが発生してしまうのです。
多くの企業様が、本社で運用ルールを決めていると思いますが、本社がある地域と、実際に部屋を借りる地域との賃貸借契約条件が大きく異なる事があります。
驚くほど地域により異なります、いわゆる地域慣習です。この地域慣習を取り入れた、地域ごとの細かい規定を作る必要がありますが、専門知識がないと出来ないのです。
そこで、弊社サービス名にもなっていますが「constraction～構築～」貴社専用の社宅フローの構築をさせて頂きます。
コンサルティング費用は頂いていませんので、納得のいくまで打ち合せを行います。弊社からのご質問もものすごく多いと思います。
さて具体的に何を行うのか、一部になりますが、まず企業様の方針を伺います（新規人材確保・若年層に対する補助・転勤者に対する補助など）、目的によって運用基準が異なってくるので、他の企業様の運用例などを基にご提案させて頂きます。
次に賃貸借契約を行う上での、基準や制限などを決めていくといった流れになります。
このご担当者様は弊社にたどり着くまでに、いろいろな代行会社に連絡したそうです。
検索でヒットした社宅代行会社へ連絡をいれたそうですが、なかなか話が進まなかったそうです。
なぜかと言うと、そもそも社宅代行会社は、既に借上げ社宅を一定数運用してる企業様がターゲットです。
受託最低戸数の設定もあることが多いですね、例えば50戸以上が多いですね。ですから、お断りされるケースも少なくありません。
このご担当者様も同じ壁にぶつかって大変苦労されたそうです。
このご担当者様とはある展示会がご縁となってお話しさせて頂き、現在は借上げ社宅数50戸未満ですが、弊社サービスのご利用を頂いております。
弊社は借上げ社宅1戸からでもご利用可能なある意味珍しい代行会社です。
ともやもやしているご担当者様は、まずはお気軽にご相談ください。
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株式会社プレニーズ神田店
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