借り上げ社宅は従業員にとって安心感のある福利厚生のひとつです。とくに転勤や異動が多い企業様にとっては、従業員の住まいをサポートできる仕組みとして広く活用されています。

その一方「コスト管理が難しい」「事務手続きが煩雑」「入居者からの問い合わせ対応が大変」などの課題が多く存在するのも事実で、人気の制度といえどメリットばかりではありません。実際に、借り上げ社宅の管理を担当する人事・総務・労務・福利厚生ご担当者様からは、制度そのもののメリットと同じくらい、先に挙げたような「運用上の課題」を気にされている声もよく聞かれます。

今回は借り上げ社宅を運用する企業様が心配しがちな5つのポイントを取り上げ、それぞれの背景や対応のヒントを解説いたします。

　─　目次　─　

(１)コスト管理｜費用と効果のバランスが問われる
　─対策｜物件選びの段階から費用を抑える工夫を
(２)事務手続｜煩雑な業務が大きな負担に
　─対策｜管理運用の"省力化"を目指しましょう
(３)制度運用｜従業員のニーズに応える難しさ
　─対策｜なぜ社宅制度を運用しているか、を明確に
(４)法令遵守｜安心の社宅運用を支える基盤作り
　─対策｜日頃から"ルールを守る事"を意識しましょう
(５)魅力UP｜競合他社との差別化を狙うには
　─対策｜利用者が納得できる制度を目指す
まとめ｜「運用の工夫」が企業全体の「働きやすさ」に

(１)コスト管理｜費用と効果のバランスが問われる

借り上げ社宅の運用にはさまざまなコストが発生します。企業様としては「どこまでコストをかけるか」の判断が求められるため、多くの企業様は物件選定や契約条件の交渉を通じて、コストの最適化に取り組んでいます。社宅運用にかかるコストは見えづらいため、あらかじめ社内で方針や基準を定めておくと、継続的な管理がしやすくなります。

コストの一例

• 家賃補助(会社が負担する家賃)
• 契約に伴う初期費用
• 退去時の原状回復費用

対策｜物件選びの段階から費用を抑える工夫を

• 部屋の広さに上限を設ける(同スペックならに狭い方が家賃は低くなる傾向)
• 喫煙不可、ペット不可(敷金や原状回復費用が割増されるのを避ける)
• 勤務場所から2km以内(家賃を負担する代わりに交通費を抑える)

(２)事務手続｜煩雑な業務が大きな負担に

借り上げ社宅の運用には想像以上に多くの事務手続きが伴います。特に人事・総務部門の担当者が他業務と兼任している場合、社宅業務に十分な時間を割けず、対応の遅れやミスが発生するリスクもあります。こうした負担の蓄積は、担当者のストレスや従業員満足度の低下にもつながりかねません。

社宅事務手続きの一例

• 物件探しから新規契約
• 満期日に伴う更新解約に関する書類対応
• 毎月の家賃の支払い
• 管理会社や仲介業者との連絡調整
• 従業員からの問い合わせ対応　……など

対策｜管理運用の"省力化"を目指しましょう

限られた人員で業務を回す中では、いかに効率よく手続きをおこなうか、できるだけ業務を削減できるか？といった社宅運用の“省力化”が今後の課題と言えるでしょう。自社内ですべて請け負わず、社宅業務に特化したツールを導入したり、外部委託を検討する企業様も増えています。

(３)制度運用｜従業員のニーズに応える難しさ

借り上げ社宅は一見すると利用希望者全員に対してメリットのある福利厚生ですが、実際は規定による制限があるため、平等に恩恵が生まれるとは限りません。

勤務地や家族構成、ライフスタイルによっても「ちょうどいい住まい」の条件は異なり、画一的な対応では満足度を維持することが難しいです。多様なニーズに上手く対応して規定を設けないと、従業員様から不満が続出してしまいます。

対策｜なぜ社宅制度を運用しているか、を明確に

企業様によって借り上げ社宅制度を運用する目的は異なります。目的に応じて規定を策定した上で、従業員様にも理解してもらうことが大切です。

目的例①新卒採用に力を入れたい　→　新卒入社～5年間を期限とする
目的例②転勤者のサポートをしたい　→　地域ごとに賃料上限を変更
目的例③全従業員対象で運用　→　入居人数によって広さと賃料の上限を変更

(４)法令遵守｜安心の社宅運用を支える基盤作り

借り上げ社宅の運用には、不動産賃貸に関する多くの法令や規制が関わってきます。ルールを把握せず運用すると、社員様とのトラブルや貸主との紛争に発展するリスクが高まります。

運用時に留意すべきルールなど

• お部屋の契約内容
• 原状回復や敷金返還の基準
• 更新・解約時の通知義務
• 管理会社への連絡期限　……など

対策｜日頃から"ルールを守る事"を意識しましょう

法令や約束事を遵守する意識を日常業務に根付かせることが、安心・安定した社宅運用の鍵となります。重要な情報は社内で共有し、各書類やルールのチェックを徹底することが大切です。

また、近年の賃貸関連の法改正も踏まえ、最新情報を取り入れた管理体制の整備が欠かせません。専門家とも連携を図り、法的リスクを最小限に抑えましょう。

(５)魅力UP｜競合他社との差別化を狙うには

借り上げ社宅は福利厚生の一環であると同時に、企業様の魅力を高める重要な戦略になり得ます。
その反面で、中途半端な社宅運用は待遇への不満を招き、企業イメージが低下してしまうリスクもあります。まずは制度内容を見直し、その後で"貴社ならではの対策"を追加していきましょう。

見直したい中途半端な運用例

• 家賃補助額に一貫性がない
• 対象者が限定されすぎている
• 社宅制度が周知されていない
• 規定が長期間改定されていない

対策｜利用者が納得できる制度を目指す

業界の事情を考慮した社宅規定を設ける、家具付き物件を用意する、転勤の場合は引っ越し費用を負担する、……こうした付加価値を高めることで他社との差別化を図れます。

また、相談窓口を設けるなど社宅利用中のサポート体制を整えることも大切です。1つ1つの取り組みが「従業員を大切にする会社」として評価され、優秀な人材の獲得や社員様の定着率向上につながります。

まとめ｜「運用の工夫」が企業全体の「働きやすさ」に

借り上げ社宅は従業員の安心感を支える魅力的な福利厚生制度です。とくに転勤や異動が多い企業様にとっては、住まいをサポートできる仕組みとして大きなメリットがあります。

一方で、コスト管理や事務手続き、入居者からの問い合わせ対応など、運用上の課題も少なくありません。

まずは自社における課題を理解し、適切な対応策を検討することは、制度のメリットを最大限に活かすために欠かせないステップです。

借り上げ社宅を上手に運用することで、従業員の満足度や安心感をさらに高め、企業全体の働きやすさにもつなげることができます。制度の導入や見直しを検討する際は、メリットだけでなく運用面の工夫にも目を向け、安心して活用できる仕組みづくりを目指しましょう。

 

管理運用で困ったときは……

プレニーズでは借り上げ社宅の管理運用についてのお問い合せを受け付けております。

• できるだけ規定は変えずに、社員満足度を上げたい
• 他社の傾向を参考にしながら社宅規定を見直したい
• 総務部がやった方がいい社宅関係の業務を教えて

……などなど、皆様のご連絡お待ちしております。

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