現代の企業にとって『デジタルテクノロジーの活用』は避けられない道です。

近年では2024年に完全義務化された電子帳簿保存法をはじめとした紙の業務の削減、オンライン重説の解禁による対面のやりとりを避ける動きなど、社宅管理が関わる範囲においても変革が進んでいます。

デジタルテクノロジーは業務効率化や顧客サービスの向上に革新をもたらし、世界をより便利で快適な環境へと変えていきます。
借り上げ社宅の管理にはどのようなメリットをもたらすでしょうか。

　　　　─　目次　─

１　管理業務を効率化
　─　データ管理の負担を軽減
　─　自動化された通知システム
２　問い合わせ窓口のオンライン化
　─　迅速なサポートを実現
　─　データを集めて分析も
３　セキュリティとプライバシーの確保
　─　"必要な情報"だけにアクセスできる
　─　暗号化でリスク低減
◇　デジタル化には環境が大切！
　─　テクノロジーの活用で、快適な社宅管理を
◇　社宅管理は『chims』にお任せ！

(１)　業務効率化への影響

デジタル化による最大の恩恵は業務効率化による負担の軽減です。
借り上げ社宅を利用している社員様の情報や契約プロセスがスムーズに管理され、業務の効率化が図られます。

■データ管理の負担を軽減

例えば契約の進捗状況や費用の支払い履歴を確認する際、紙で管理していると手作業での確認に手間がかかる上、保管コストにも頭を悩ませます。

データの管理をデジタル化すると検索が簡単になって処理時間を大幅に短縮できる上、編集も容易なので「最新の情報」にすぐたどり着けるのです。紙の書類と違ってパソコン上で閲覧できるため保管にも必要以上の場所をとりません。

■自動化された通知システム

年度末はとくに業務が集中するため、たとえば契約更新も「管理会社に連絡をもらうまで気づかなかった」と慌てて手続きを始めてしまう事があります。
しかし余裕なく進めると思わぬミスを誘発することもあるので、前もって準備をしておくことが大切です。

賃貸借契約の情報をデータ管理して、満期日が近づいてきた契約について自動で通知が届くシステムを導入すれば、余裕をもって手続きの準備を行うことができます。
いちいち自分で一覧を確認しに行く必要もないので情報を見逃すこともありません。

(２)　問い合わせ窓口のオンライン化

オンラインのチャットボットやFAQシステムを導入することで、人間のオペレーターの負担を軽減し、コストを削減できます。

■迅速なサポートを実現

インターネットに接続できればどこからでも問い合わせができるため、もし社宅契約中のお部屋でトラブルがあった際にも迅速に社員様をサポートしやすくなります。
また、ボットであれば24時間対応できるので、営業時間に縛られず問題解決のスピードを向上させることが可能です。

■データを集めて分析も

• よく閲覧されている項目は何か
• どの時期にどういった問い合わせが増えているのか

このようなデータを集めて情報を分析できると、「もっと社宅規定の説明を増やそう」「1月は引っ越しの段取りを”よくある質問”のトップに持ってこよう」と対策をとることができます。
これによりボットやFAQの精度が上がり、入居している社員様にとっても使い勝手の良い環境が整います。

(３)　セキュリティとプライバシーの確保

デジタルシステムの導入にあたっては、セキュリティとプライバシーの確保が重要です。
利便性と危険性を併せ持つからこそしっかり対策を講じ、安全に活用しましょう。

■"必要な情報"だけにアクセスできる

紙で保管した場合、契約書には「すべての契約情報」が載っているので、ごく一部の限られた立場の社員しか閲覧ができません。
必要な情報を得るのに時間をかけてしまうと、手続きが遅れる懸念もあります。

この契約書の内容を細かくデータ管理することで、「○○については担当者だけが閲覧できる」「編集権限は与えない」といった細かい設定が可能です。
権限の範囲内で必要な情報にアクセスしやすく、また、逆に権限のない人が重要なデータにアクセスするのを防ぎ、入居者のプライバシーが安全に保護されます。

管理データ	権限例
全ての契約内容	管理担当者のみ
振込先情報	経理担当者
物件名、契約期間など基本情報	決裁者
部署A、部署Bで分けて管理	所属部署かつ管理担当者のみ編集可

■暗号化でリスク低減

入居者の個人情報や契約データを暗号化して保存することで、不正アクセスのリスクが大幅に低減されます。
また、必要最小限のデータのみを収集し不要なデータは削除することで、データ漏洩リスクを減らします。

◇　デジタル化には環境が大切！

借り上げ社宅の管理業務は、セキュリティとプライバシーの確保を重視することで入居者の信頼を得ることができ、安心して利用してもらえる環境を提供できます。

そのためにも導入するシステムや社有パソコンは定期的にセキュリティアップデートを行い、最新の脅威に対する防御を常に強化する事が大切です。
どんなに業務削減できても、まったくセキュリティ対策をしていないなら内包するデメリットの方が大きいです。

まずは導入予定のシステムが安全に使える物か調べること、同時に、社内のセキュリティ環境を整えることを優先しましょう。

■テクノロジーの活用で、快適な社宅管理を

デジタルテクノロジーを活用することで借上げ社宅の運用は大幅に効率化され、管理業務の削減と入居者サービスの向上が期待できます。
社員満足度が上がれば社内外のイメージアップにも繋がり、"安全"に"快適"な社宅管理が可能になるのです。

次の繁忙期までにこれらの改善を実施し、円滑な運営を目指しましょう！

◇　社宅管理は『chims』にお任せ！

プレニーズでも借り上げ社宅のデータ管理に特化したシステム『chims(カイムス)』をご提供しています。
契約内容の確認、満期日の管理、送金情報の閲覧など、現場の「あったらいいな」から生まれたシステムです。
詳細はお気軽にお問い合わせください。

その他、社宅に関するコンサルティングも無料で行っております。

当社とのお取引有無は関係ありません。社宅管理ご担当者様のお悩みを受け付けておりますので、「試しに聞いてみるか！」とお気軽にお問い合わせください。

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株式会社プレニーズ神田店
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