年明け～年度末は引っ越しシーズン。新しい生活のスタートを迎えるワクワク感と共に、思わぬトラブルも発生しやすい時期です。
借り上げ社宅を運用している企業様においても、繁忙期ならではの課題に直面することが少なくありません。

そこで今回は繁忙期に起こりやすいトラブル事例をご紹介します。

　─　目次　─　

(１) 好条件の物件がすぐに無くなる
　─　1.物件の内見予約が取りづらい
　─　2.他の人の申し込みが入ってしまう
　─　3.「内見をしない」という決め方
(２) 手続きがスムーズに進まない
　─　1. 契約書類の手続きの遅れ
　─　2. 行政手続きの遅延
　─　3. 保証会社や保険手続きの混乱
(３) 引っ越しがスムーズに進まない
　─　1. スケジュール調整できない
　─　2. 鍵の受け渡しのトラブル
　─　3. 解約時の手続きミス
◆ 繫忙期でも余裕を持った手続きを！
◆ 手続きの負担、もっと軽減しませんか？

(１) 好条件の物件がすぐに無くなる

毎年1月～3月は引っ越し需要が高まり、お部屋探しのライバルが激増します。
1つの物件に対してたくさんのライバルが現れるため、お部屋探し中にも以下のようなトラブルが発生しやすいです。

1.物件の内見予約が取りづらい

好条件の物件を見つけて内見希望を出しても「予約がいっぱいなので別日にしてください」と断られたり、「他の方が来ているので、1時間後なら大丈夫です」とすぐに見に行けない事も。
思うようにスケジュールが組めず、「せっかく時間を作ったのにちょっとしか内見に行けなかった……」とがっかりするケースが増えます。

2.他の人の申し込みが入ってしまう

いざ内見予約がとれても、先に内見に行った人が既に申込を進めている場合もあります。
住居の賃貸では基本的に申込した先着順で契約が決まる(※)ので、こうなると内見に行っても「申込2番手で受付」あるいは「申込不可」と言われてしまうのです。

※滞納履歴があって審査に落ちたり、借り上げ社宅の場合は社宅規定にそぐわず法人承認が下りなかった……などの事情がない限りは、一番手がそのまま契約に進むケースが多いです

3.「内見をしない」という決め方

上記を踏まえて最も有効な対策が、「内見しないで申込する」です。
写真やマイソクなどの資料だけを見て「絶対にここがいい！」と決断できたら、そこからすぐに申込することができます。

もし他の人が内見予約をとっていても、契約はあくまで「申込した順に受付」なので一番手を取ることができます。

しかし内見をしないで契約した場合、「図面の印象より案外狭いな……」「思ったより車の走行音が響いてくる」と後から様々な不都合が発覚する可能性も否めません。
他の人に取られる可能性を考えても内見するか、または後々不都合が見つかるとしても気に入った物件を確保するか、の決断が必要になります。

(２) 手続きがスムーズに進まない

物件が決まったあとも契約がスムーズに進まないことがあります。
予定通りにいかないと入居者は生活開始の遅れや不便が生じてしまい、その焦りからクレームに繋がる可能性が高いです。

1. 契約書類の手続きの遅れ

繁忙期には物件の契約書類の作成や確認が集中するため、平常時よりも対応が遅れるケースが増えます。

とはいえ後々必要書類の不備や確認漏れが発覚しては契約締結が白紙になってしまう可能性もあるので、繁忙期でも書類作成は慎重に行った上、チェックの時間は十分に確保しましょう。

2. 行政手続きの遅延

入居に伴う住民票の移動や公共料金の登録手続きが遅れるケースもあり、生活開始時にインフラが整わず不便を強いられることがあります。
借り上げ社宅においては住民票の移動が遅れると補助開始日が変わってしまうため、必ず期日に間に合うよう余裕を持って進めていきましょう。  

3. 保証会社や保険手続きの混乱

賃貸物件の契約では保証会社や火災保険の加入を求められることが一般的です。
なかには管理会社指定の会社でないと契約できないことも珍しくありません。

手続きがスムーズにいかない場合、物件の契約自体に遅れが出る可能性もあります。
加入が必須なのか、管理会社指定なのかを確認して手続きを進めましょう。

(３) 引っ越しがスムーズに進まない

引っ越し時のトラブルを回避するためには、早めに計画を立てたり関係各所との連携が欠かせません。
しかしその過程で予期せぬトラブルが発生することがあります。

1. スケジュール調整できない

繁忙期は特に引っ越し作業をスムーズに行うことが難しく、日程調整が難航します。

• 引っ越し希望日と物件の空き状況が一致しない
• 引っ越し業者が手配できない、あるいは手配できても高額
• 入居者が搬入/搬出日に立会いできない

複数の従業員が同時期に集中して引っ越すとさらに調整に手間取り、結果的に入居日に間に合わないなんて事態も……。物件が決まりそうになったら早めに手配しましょう。

＜★以前のコラムもご参考ください：社員の引っ越し料金を抑えたい！良い方法はある？＞

2. 鍵の受け渡しのトラブル

管理会社も物件の引き渡しが重なる時期なので、鍵の準備や受け渡しが間に合わない場合があります。
さらに契約者が日程を調整できない、または鍵渡しの約束を忘れてしまった、などで鍵を受け取れずに入居が遅れてしまうケースも多発します。

可能であれば郵送対応や、スペアキーは別日に追って受け渡し、といった方法も検討し柔軟に対応していきましょう。

3. 解約時の手続きミス

解約は他の手続きに比べお金のやり取りが多いです。
一般的にはクリーニング費用、原状回復費用、短期解約の場合は違約金、といった費用の発生が予想されます。

提示された金額を支払わなかった(※適正価格の場合)、解約通知の期限を守らなかった、引っ越し準備が間に合わず解約日に部屋を明け渡さなかった……といった事があれば、余計な費用が発生することもあるため注意が必要です。

精算や手続きが滞ると管理会社からの心象が悪くなり、今後同じ管理会社とは契約できなくなる可能性もあるので注意しましょう。

◆ 繫忙期でも余裕を持った手続きを！

手続きを行う際には、入居希望者、法人担当者、仲介業者、管理会社、引っ越し業者……と多くの人が関わり、お互いのスケジュールが合わないと動けない作業も多いです。
また、繫忙期に問題が発生すると、平常時よりも対応に時間がかかる傾向があります。

「早くなんとかしなきゃ！」と焦るあまり予想外のトラブルが発生することもあるので、できるだけ気持ちにもスケジュールにも余裕を持って動けるようにしましょう。

　繁忙期の手続きで注意したいこと

• 最初に全体のスケジュールを確認する
• 内見無しの契約を視野に入れる
• 引っ越し業者を早めに予約する
• 行政関係や、加入必須のサポートの手続きを遅れず行う
• 解約手続きでは特に精算内容に注意する

……など

◆ 手続きの負担、もっと軽減しませんか？

年明け～年度末の引っ越しシーズンでは、お部屋探しから更新解約まで様々な手続きが集中します。
慣れない不動産の手続きで「他の業務に手が回らない……」「トラブルが起きても上手く対処できない……」となっては、会社にとって不利益が発生してしまうかもしれません。

企業様内ですべてを受け持つのは大変なので、近年では借り上げ社宅の運用が注目を浴びているのと同時に、社宅代行会社に手続きを任せている企業様が増えています！

借り上げ社宅のお悩み、なんでもご相談ください

代行会社は何をしてくれるの？と気になる方はぜひプレニーズへご連絡ください。
御社の業務がどれだけ削減できるのか、シミュレーションを交えサービス内容をご説明させていただくことが可能です。

その他、代行を検討していなくても、「制度の仕組みを教えてほしい」「借り上げ社宅を導入するべきか一緒に検討してほしい」など土台作りのご相談も大歓迎です！

皆様のご連絡お待ちしております。

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