スマートフォンが普及している現代、誰もが好きな時に・好きなようにインターネットを利用できる環境を持っています。
年々機能も向上しておりまさに手のひらサイズのパソコンといった便利さですが、仕事で使うにはやはりパソコンの方がまだまだスペックが高いでしょう。

パソコンを使いこなせるようになると、業務がはかどることはもちろん会社の経費削減にもなります。
改めて考えてみると、便利！ということはもちろん、具体的にはどんな利点があるのでしょうか？

ペーパーレスの時代、書類の管理はどこで行う？

多くの紙に印刷することは資源の無駄に繋がりますので、印刷しなくて済むことはできるだけデータで保管をしたいところです。

社員同士パソコンが使えるようになればクラウド上で保管されたデータを相互に確認することができるため、紙に印刷する必要はなくなります。
書類の保管方法として、紙とデータで保管した場合どんな違いがあるでしょうか？

書類を紙で保管すると……

• 保管するための倉庫や棚の確保が必要になる
• 目的の書類を探すのに時間がかかる
• 劣化しないよう気を付けなければいけない
• 原本しかなかった場合破損時に取り返しがつかないことになりかねない

といった問題が考えられます。

データで保存すると……

• クラウドサービスなどを利用してインターネット上で保管できる＝管理コストの削減
• 検索機能を使えば目的の書類がすぐに見つかる
• 保存時のまま綺麗な状態で保管できる
• 破る、折るといった破損の心配が無くなる
• 紙に印刷する手間が無くなる＝業務時間の削減、印刷にかかる電気代削減、紙が必要ないので資源削減

と、紙で保管するよりもコストがかからず、綺麗なままの状態で長く保存することが可能です。

 

社員間のやり取りがデスクで完結

リモートワークが増えて「ZOOM会議」というワードも定着した昨今、離れた場所にいる人と連絡が取りやすくなりました。

そうすると会議のためにいちいち一か所に集まる事はなく、各支店の長が本社へ出向いたり、全員で集まれる場所を確保したり……といった時間は必要ありません。
移動が無くなれば交通費の削減にもなります。

場所が自分のデスクで良ければ

• 開始時間ギリギリまで作業をしていることが可能
• 見てほしいデータがあれば画面共有ですぐに提示できる

といった利点も生まれるのです。

 

マニュアルを保存しよう

仕事に慣れていない新入社員が陥りやすい状況として
「A先輩にはこう言われたのに、B先輩からは違う指示をされる…
どっちのやり方で進めればいいの？」

「先輩から紙のマニュアルをもらったけど、手書きのメモが読めない！」
こんな経験はないでしょうか？

土台となるマニュアルデータが存在すれば、こうした迷いも少なくなります。

パソコンでデータを閲覧できるならば、個々の仕事をマニュアル化して保存しておきましょう。
今まで先輩から後輩に直接指導してきたこともデータ化して置いておけば、後から誰でも見返すことができます。

基本の内容はみんなで共有

(一部だけで秘密にしておきたい直伝のノウハウならともかく)基本的な業務の手順はテキストや動画で保存して、新しく入社した社員に「まずはこれを見てほしい」と指示を出せば教育コストの削減になります。
基本とするマニュアルが同じなら、”人によって指導の仕方が違うから業務の手順がバラバラになってしまう！”という心配も防げますね。

紙で用意すると見直し→修正→印刷→古いものと差し替え、とやることがありますが、クラウド上で保管していれば常にデータを閲覧・更新していけるので最新の状態を保つことが可能です。

 

書類のやりとりも簡潔に行える

「私はパソコンが苦手だから」
「できる人に任せればいいでしょ？」

と思っていても、現代では業務でパソコンを使用するのが一般的です。

自分だけで作業して、自分だけが書類を見て、自分だけで完結する仕事ならいいですが……オフィスで働いているとなかなかそんな業務は無いですよね。

データ送信なら時間も手間もかからない

例えば社外の相手から「〇〇の書類、すぐに送って！」と頼まれた際、「パソコンの使い方がわからないから郵送します」という場合と、「すぐにメールに添付して送ります」と対応した場合、どちらが相手にとって都合がよいでしょうか？

データのやりとりなら封筒や切手の用意、配送料もいらないので、時間削減・経費削減になります。
メールのやり取りならば履歴が残るので、今までどんなやり取りをしていたかの確認が取れるのも大きな利点です。

パソコンを使えたら業務が楽になる

苦手なものを無理に得意になる事はありませんが、業務を行う上で最低限の効率化は図れるようになりたいものです。

業務が効率よく回るようになったら結果的に自分の仕事が楽になります。
手間のかかる面倒な作業、ついダラダラしてしまう時間、「もしかしてこれってパソコンで管理できない？」というデータ……今まで苦労していた仕事も、案外簡単に削減できるかもしれません。