社宅代行サービス
日々の取引や会計記録を紙ではなく電子形式で管理することが一般的になる中、経済のデジタル化を推進するため、2024年１月電子帳簿保存法が義務化されました。
多くの企業で業務プロセスの変革を迫られ、経理の負担が軽減される反面で新たな悩みも生まれたことでしょう。
もちろん借り上げ社宅を運用する企業にとっても例外ではありません。
電子帳簿保存法は、デジタルビジネス環境において、情報を適切に保管し、必要に応じて提出するための枠組みをとして制定されました。
たとえば取引で発生した電子請求書(PDF形式など)は、電子データ以外での保存を禁止するといったルールが定められています。
もしPDFからコピー紙に印刷し、この印刷された紙を保存した企業は電子帳簿保存法に違反していることになるのです。
長年アナログ管理で取引記録を保存していた企業は大きな変革が求められますが、取引記録を適切に保存・管理することは、企業が法的規制を遵守し、財務データを正確に追跡するのに役立ちます。
借り上げ社宅を運用する法人様が必ず取引するのが不動産業界。賃貸借契約を交わす以上切っても切れない縁ですが、不動産業界はマイソク(物件のご紹介情報を詰めた書類)のご提示から契約書に至るまで”紙”でやりとりするのが主流です。
都心のベンチャー企業であればすべて電子データでやりとりします！……という対応が可能かもしれません。
しかし一般的な不動産会社は長年の対応方法を短期間でガラッと変えるのは難しく、まだまだデジタル化の対応が追い付いていないのが現状でしょう。
取引相手が紙でのやりとりを必須とすると、法人様は”紙の保存"と”電子データの保存"について悩まされてしまいます。
今回電子帳簿保存法が義務化されたことで一層「デジタル化」の波が大きくなったので、不動産業界全体でデジタル化が進めば、数年先は電子契約が主流という未来もあるかもしれません。
ではビジネスの世界でもデジタル化が進む中、電子帳簿保存法において借り上げ社宅を運用している法人様にどのような変化が起こったのか、今後どのような点に留意しなければならないのかを３点解説します。
─ 目次 ─
(１). 取引記録の保存<
(２). データの"完全性"と"信頼性"の確保
(３). 法的要件への適合
■ 電子帳簿保存法の悩み、どう対処する？
電子帳簿保存法により、各企業は個々の取引に関するデータを長期間保存する義務が生じます。
契約してきた借り上げ社宅の数が多いほど大量のデータが生まれるので、効率的に管理し、必要な情報を容易に取り出せる環境を整えることが大切です。
個々の契約について、賃貸借契約書、入居者情報、取引の日付、賃料や管理費、送金先、その他敷金をはじめとする契約金の額などを、法令に準拠した形で保存する必要があります。
取引記録は一定期間保存する義務がありますが、書類によって、また法令によって保存期間が異なります。
借り上げ社宅を開始する際に交わす賃貸借契約書は、宅建業法上で5年、税法上で7年、会社法上では10年の保存が義務付けられています。
法令によって異なる場合は最長期間を選択すべきなので、賃貸借契約書は10年間保管しておくと安心でしょう。
万が一トラブルがあった際にも民法では「権利を行使することができる時から10年間」という線引きが存在するため、やはり10年保管しておくのが良さそうです。
(参考サイト：国土交通省『宅地建物取引業法施行規則』第18条-3(P.28) / 国税庁『帳簿書類等の保存期間』 / 衆議院『会社法』第432条 / 民法『債権等の消滅時効』第166条二)
前述したように書類によっては10年間と長期間の保管が義務付けられているため、紙の保管では場所の確保が必要です。
この点、もし契約すべてを電子データでやりとりしていれば保管スペースを必要とせず、パソコン１台とサーバー1つさえあればデータを保存できます。
賃貸借契約書は冊子で渡されることもあるので、保管スペースを削減できるのは大きなメリットです。
保存される電子帳簿データはただデジタル化すればいいというものではありません。
そのデータが信用できるものか、また、適切に管理されているかと言った点も重要です。
保存されたデータが誰でもいつでも編集できる状態にあったら、正しい内容なのか判別がつかなくなってしまいます。
操作ミスでデータを削除してしまうことがあるかもしれません。
そのため以下のような対策をとって改ざんや削除を防ぎましょう。
取引情報がすべてデータ化されると、一度の漏洩が大きな損失に発展し企業へ大打撃となります。
そのため外部からの不正アクセスや情報漏洩を防ぎましょう。
企業の使用する機器であれば当然精度の高いセキュリティソフト/ウイルス対策ソフトが入っているかと思いますが、もし
「賃貸契約書類は紙だけで管理してきたから、PCはそこまで対策してない」
「どんなソフトが入っているか知らない」
「以前新型のウイルスに突破されたことがある」
……などの事情があれば、早めの見直しをご検討ください。
取引の記録は企業にとって大切な財産です。正しく記録/保存した上で、コンプライアンスの徹底を目指すことも重要な課題です。
保存した電子情報について、規制当局や税務当局からの情報提出要求が入ることがあります。
借り上げ社宅が関わるものとしては賃貸収入の申告、税務申告書の提出、支払調書やその他税に関する情報提供などが挙げられます。
提出期限を過ぎると罰則や制裁の対象となる可能性があるので、各書類の提出期限や提出方法を把握しておきましょう。
借り上げ社宅の情報には入居者している社員やオーナー様、取引した管理会社の担当者などの個人情報が含まれています。
こうした個人情報を含む重要データは安全に管理されることが求められます。
(２)で前述したようなセキュリティ強化を行い、プライバシー保護に関する取り組みを行いましょう。
これらの悩みに対処するためには、適切な管理システムの導入やセキュリティ対策の強化が不可欠です。
定期的な情報更新や法的要件の変化に対する対応も欠かせません。
知識の面では、弁護士、税理士などから法的アドバイスを得たり、借り上げ社宅に詳しい不動産会社など専門家の協力を活用しましょう。
借り上げ社宅を利用している社員様が多かったり、長年運用している企業様では、より多くの取引や契約に関するデータを適切に管理し、長期間保存する必要があります。
これには、適切なデータベースシステムやバックアッププロセスの確立が必要です。
まだ義務化されたばかりで慣れていない企業も多いですが、月日が経てば各業界でやりやすい方法や業界独自の標準ルールが擁立されていくことと思います。
不動産業界でも今回の電子帳簿保存法義務化によるデジタル化の波に押され、少しずつではありますが電子署名や電子契約書を取り入れる動きが見られています。
こうした点にもぜひ注目してください。
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