アウトソーシング需要増加の変化

コロナ禍の昨今、多くの企業が在宅勤務の導入を進めています。
東京都が発表した、テレワーク導入実態調査結果（令和２年度調査※１）では、東京都内のテレワーク導入率は57.8％。昨年度と比較して、2.3倍も増加しているという結果がでています。

テレワーク導入実態調査結果（令和2年度調査）
※１（調査時期２０２０年６月３０日）、有効回答数は２,034人）

緊急事態宣言が解除された直後の結果のため、若干多い可能性はありますが、緊急事態宣言から半年近くが経った現在でも、週に数日だけテレワーク、という形態で勤務の人も少なくないかもしれません。
テレワークが可能な業種、職種の社員にはテレワークを推奨する企業が増えたのではないでしょうか。

人事・総務の業務は在宅勤務できない？

人事・総務の業務は、出社しないとできない業務が多く、人事・総務だけテレワーク化が進んでいない企業様も存在します。
在宅勤務を導入したところ、出社した日は業務量が多くなってしまうなど、新しい現状に対応できていないと、企業ご担当社様からは現場の切実な声をいただきます。

社宅管理業務として行うことといえば、社宅管理ご担当者様が、不動産会社や社員様と随時、電話やメールでやりとりをします。
契約書のチェック、契約している社宅の更新・解約などの手続きの進捗確認など。社宅管理業務は、個人情報を取り扱う関係上、社外へ持ち出すことが難しく、オフィスで業務となります。

”社宅管理担当者しかわからない”という業務も多いため、業務が圧迫してしまうのです。
社宅管理業務は、外部委託をしやすい業務でもあります。
賃貸借契約の手続きに関していえば、最終的な承認・押印作業以外の業務は、代行会社が行うことが可能であるからです。

社宅代行を導入したら、思わぬ結果に

社宅管理業務を代行会社に委託し、運用中にトラブルが発生！！！

【ご相談内容】

• 自社の社宅規定外のお部屋を申し込んでいたことが、契約書のドラフトをチェック時に発覚。
  入居日が迫っていたために、社内稟議を通すかたちで承認。契約を行った。
• 代行会社から出される物件が少なかったり、物件がでるのが遅いことで困っている。
  結局、社員が自分で探して、契約することが多々ある。

【まだまだある！！社宅管理トラブル】

社宅代行会社選びのポイントは…３つ！

例のようなことが起こらないために、社宅代行会社を選ぶ時にチェックしたいポイントを解説していきます。

1.コスト

社宅代行会社に、管理業務をアウトソーシングすることでかかる費用です。
社宅管理委託料として、毎月のランニングコストが発生する場合や、その他の業務が発生した際に別途費用がかかるなど、代行会社ごとに委託内容も費用もさまざま。

社宅管理業務に費やしている時間を可視化することで、現在の業務量や管理にかかるコストが算出することができます。
社宅管理業務を大まかに書き出し、かかっている時間数を把握します。
すると、業務にかかる時間（業務工数）や現在の社宅管理業務にかかる費用がみえてくるのです。

【参考：社宅管理業務のコスト算出方法】
社宅管理者が年間で業務を行っている時間数　×（担当者の時給）＝人件費

弊社では、社宅代行導入をご検討頂いている企業様に、社宅管理業務量を確認する方法をご提案しております。
社宅代行各社、サービス内容も価格も異なりますので、導入する際は委託が必要な業務と、費用感を照らし合わせてみましょう。

2.現在の業務フローから逸脱していないか

現在、社宅管理担当者様が行っている各業務は、業務がスムーズに進んでいくように考えられ、行われていることと思います。
社宅代行会社に業務委託を導入しても、例に挙げたようなトラブルが起きるようでは導入する意味がありません。
社宅代行会社専用サイト以外の問い合わせは不可、メールのみ、など、連絡方法が限定されている場合もあります。

社宅代行会社の専用システムが使いずらかったり、社宅代行会社の独自のルールに委託する企業様が合わせるようでは、社宅を利用する社員様や、社宅管理ご担当者様にとって、良いとはいえないでしょう。

3.サポート・フォロー体制は最重要！

社宅代行会社の導入を検討する際、サービス内容や費用の説明をするのは、営業担当になりますが、営業担当者はあくまでも、企業にサービスを広めるための宣伝マンであることを忘れてはいけません。

実際に実務を担当するのは、代行会社の別部署（または別会社へ委託）である場合が多く、営業担当者が、”わかりました！できます”　と言ったところで、業務ができるかは、また別の話。
委託する企業側が求めている業務を、代行会社の営業担当が理解して、間違いなく伝達しているか、実際に担当する部署のスタッフが認識しているのかということが大切です。

不動産知識の乏しいスタッフが業務を受託している状態ですと、何かトラブルやイレギュラーな対応が必要になった際に対応できない場合があります。
しっかりと対応できるかどうか、任せられるかどうかというのが、社宅代行を利用するうえで重要なのです。

おわりに

コロナ禍の現在において、総務・人事部所属社員のテレワーク化を進める中で、社宅管理業務の外部委託を検討することでしょう。

例に挙げたトラブルがおきないために、自社で今まで行っていた社宅管理業務フローが、委託する社宅代行会社のフローに合っているか、相違がある場合は、企業側が合わせなければいけないのか、社宅代行会社が合わせてくれるのかなど、社宅代行会社の営業担当者と入念な打合せを行った上で、社宅管理業務を外部委託する必要があります。
依頼する業務内容や範囲などによって、必要な費用が異なる場合もありますから、導入コストのみでなく、どのような業務を委託するかをしっかり洗いだしておけば、導入後のトラブルを減らすことが可能でしょう。

弊社の社宅代行サービスは、"指定の委託内容・業務フローでしか対応しません！"ではなく、企業様が負担になっている業務、社宅代行の導入を検討するに至ったお困り事をお聞きします。
ご要望に沿う形で業務フローの構築を行い、業務負担を軽減できるよう対応致します。

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