借り上げ社宅の管理は不動産業界の用語に触れる機会が増え、「これってどっちの意味？」「何を表しているの？」と疑問に思うことも多いのではないでしょうか。
今回は借り上げ社宅における2つの契約について解説します。

(１)借り上げ社宅における２つの契約

借り上げ社宅は一般賃貸を利用しているため、個人での部屋探しと同じように社宅として住むための物件を探さなければいけません。
そのためまず必要なのはお部屋の契約（賃貸借契約）です。

その上で、探してきた物件が社宅として運用できるのか条件確認し、問題無ければ社宅利用が認められます。
こちらが社宅利用の契約です。

それぞれ別の契約になるので、２つの契約が結ばれてはじめて社宅としての運用が開始されます。

[お部屋の契約］賃貸借契約について

＜契約の内容＞
賃貸借契約はみなさんご存知の通り、「この部屋に住んでいいよ」という契約です。

＜契約の当事者＞
管理会社(または直接オーナー)と法人様の間で結ばれます。

＜名義は誰？＞
借り上げ社宅としての運用なので法人名義であることが必須です。社員様の個人名義で契約されないようご注意ください。

[社宅の運用］社宅利用契約について

＜契約の内容＞
社員様の住まいを社宅として運用し、会社が家賃の一部を負担する契約です。

＜契約の当事者＞
法人様と社員様の間で結ばれます。

＜利用開始するには？＞
社宅運用に関して税金関係の制約はあるものの、「どんな書類が必要か」「誰が利用できるのか」などの部分では宅建業法のような明確なルールがありません。そのため社内承認のみで締結することが可能で、極端な話「社宅利用したいです」「承認します」なんて口約束だけでも開始できます。

★しかしながら負担割合について後々不満が出たり、退去精算時のトラブルの元にもなりますので、プレニーズでは家賃の補助額や負担割合をまとめた＜社宅利用申請書＞と、善管注意義務を守るなど使用細則を記載した＜誓約書＞の取り交わしをおススメしています。

＜社内の取り決め＞

(１)流れを決めておく

例：社宅利用を希望する　→　申請書があれば用意、提出　→　決済者が承認

誰に申請するのか、誰が承認を出すのかをあらかじめ決めておきましょう。
また、社宅運用にあたっては各法人様で上限金額や対象者(雇用年数/新卒/転勤者)などの条件を設定していることがあります。希望社員が条件に当てはまっているか否かのチェックを誰が行うのか、担当者を配置しておくと手続きがスムーズです。

(２)書面を残す

どんな決まりがあれば後々のトラブルを避けられるか、に焦点をあてましょう。
以下はトラブルに繋がりやすい項目なので、あらかじめ社宅規定に盛り込み、双方の了承をとるのがオススメです。

• 家賃の負担割合
• 原状回復の責任の範囲
• 退職時は退去必須なのか、名義変更して住み続けていいのか
• その他敷金、仲介手数料、町会費などの費用負担について

※取り決めの流れや社宅規定は法人様によって異なるため、詳細はご勤務先の担当部署にご確認ください

(２)２つの契約期間は必ずしも同じにならない

前述したように2つの契約は別のものです。

法人様側で融通が利きやすいのは社宅利用契約なので、お部屋の契約期間に合わせて社宅利用期間を調整することができます。
仮に2024年2月15日から入居開始(賃料発生)であれば、社宅利用も同日2月15日からスタートすると管理がしやすいです。

では契約期間にズレが生じるのはどのような場合でしょうか。

理由①　社宅の利用期間が決まっている

賃貸借契約は一般的に2年契約ですが、社宅利用契約は法人規定により異なります。
もし、利用期間が決まっている且つ2年間ではない場合には、終了時期にズレが生じてしまいます。

社宅利用期間の設定例

• 入社日から5年間
• 利用開始日から3年間
• ○○歳の誕生月まで　　……など

この場合お部屋の更新時期・満了日と、社宅利用の終了日が別々になるため、何の契約がいつ頃契約更新/終了となるのか、漏らさず管理しましょう。

理由②　社宅から社宅へ引っ越しした

始めに社宅Aに住み、その後社宅Bに引っ越しした場合、当然賃貸借契約は新しくなります。

その際社宅利用契約をまた新しく結ぶことはせずに、物件情報を更新する、あるいはお覚え書きを追加する、といった対応のみで済ませることが可能です(法人様の判断によります)。このような対応をとった場合は契約期間にズレが生じます。

トラブルを避けるためには？

できれば社宅とする物件が変わった際は、覚え書きではなく利用契約書も新しくできると一番わかりやすいでしょう。

また、そもそも社宅利用の条件として「物件Aを社宅とする」といった物件指定があるのは稀です。
当該例のような社宅から社宅へのお引越しが発生した際などに変更の事務作業が増えるため、はじめから物件指定しないのも対策として有効になります。

理由③　スタート日が決まっている

社宅規定で「利用開始日は毎月１日のみ」のような設定をしている場合があります。担当部署で管理しやすいのがメリットです。

賃貸借契約の賃料発生日が月途中になった際、月末までの家賃は基本的に法人負担とすることが多いです。
ですがこの件に関しても明確なルールは無く法人規定によるため、「月末までの賃料は社員負担」とする法人様もいらっしゃいます。
すると「法人名義で社宅として借りたはずなのに、どうして会社負担じゃないの!?」と不満を持つ方もゼロではありません。

トラブルを避けるためには？

お部屋探しをする前に社宅規定をしっかり把握してもらいましょう。

「補助開始は1日から」「できるだけ賃料発生日を下旬にすると負担が少ない」と事前アナウンスを徹底すると後々のトラブルが少ないです。

契約期間、どうやって管理する？

2つの契約期間が同じになれば、管理する側としては一番助かります。
「社宅利用期間は賃貸借契約期間に準ずる」といった設定ができると一見管理しやすそうですが、お引っ越し時に現居と新居の賃貸借契約が被った際不都合が発生するためあまり見ない規定です。

社宅利用契約が物件指定無しかつ無期限でなければ、どうしてもそれぞれの期間を管理していく必要がでてきます。

やはり紙の書類だけでは管理が難しいので、excelやスプレッドシート、その他専用システムを使って情報をまとめるのがよいでしょう。
物件の更新時期や社宅利用終了の日が近づいてきたらアナウンスが出るような設定も付けられると安心です。

社宅管理専用システムがオススメ！

プレニーズでは社宅代行サービスのひとつとして、社宅管理に特化した独自システム『chims(カイムス)』をご提供しています。

本コラムでお伝えした契約期間をはじめ、賃料・管理費などの基本項目はもちろん、社宅契約の条件を一元に管理することが可能です！
提携中の企業様にも多数ご利用いただいており、より一層の利便性を高めるべく随時アップデートを行っております。

「社宅の管理が面倒！業務削減できないの？」
「もっと手軽に運用したい」
「社宅規定の見直しがしたいから、不動産会社の意見を聞きたい」

など、社宅に関するお悩みをお持ちの方はこの機会にぜひご検討ください。

コンサルティングは無料ですので、小さなお悩みも大歓迎です！

みなさまのお問い合わせをお待ちしております。

【お電話でのお問合わせ】

株式会社プレニーズ神田店
営業時間 09:30-18:30(土日・祝日を除く)

TEL 03-6384-0415　FAX 03-6384-0416

＜あわせて読みたい！社宅コラム＞
★「契約の取り決めは慎重に！」社宅規定の作り方～契約編～
★借り上げ社宅制度を新規導入する際に直面する「３つの壁」とその解決方法
★社宅の自社管理、こんな“困った”はありませんか？