社宅代行サービス
借り上げ社宅制度を運用されている企業様にて、一般的に行われる社宅探しの方法をいろいろと取り上げていきます。
一般的なお話のため、全ての企業様には当てはまらないかもしれませんが、社宅探しの主な方法として、以下の３パターンがございます。
前回のコラムでは、社員様によるお部屋探しについてお話ししています。
今回は、社宅担当者様がお部屋探しを行う際によくあるお悩みについて解説します。
異動の辞令がでたら、物件探しが始まりますね。
複数ある大手不動産ポータルサイトの中から、検索を行うと思います。
検索項目は、各サイトによって異なりますが、エリアを指定し、家賃上限など選択できる条件で絞り込みを行い、検索をかけていきます。
使いずらさを感じつつも、いつも同じポータルサイトを利用している担当者様もいるかもしれません。
検索条件からヒットした物件の詳細を確認しながら、お気に入りに追加し、候補物件が定まったところで、不動産会社に問い合わせを行っていることでしょう。
ポータルサイトに掲載されている物件ごとに管理会社が異なるため、候補になりそうな物件を見つけたら、ひとつひとつ物件の空きの有無を問い合わせしながら、社宅規定に沿っているかを確認しなければならず、社宅担当者様の手間のひとつでもあります。
不動産会社との連絡は、弊社のみになることが最大のメリットです。
電話またはメールでのやりとりになります。
弊社担当者と直接連絡が取れるようになります。
弊社の場合は、企業様の社宅規定を把握した営業がご対応させて頂くため、スムーズかつ密にやりとりを行うことが可能です。
また、やりとりを重ねていくうちに企業様・担当者様の状況も理解していき、より円滑に進めていくことができるようになります。
検索して候補物件が出てきたときは、絞り込むだけなので比較的楽ではありますが、選べるほど物件が出てこない場合は、候補物件が見つかるまで幾度となく検索作業を行う必要があります。
不定期で更新されるため、思いついたタイミングで検索を行っているのではないでしょうか。
企業様の社宅規定をもとに、規定に沿った物件資料を出します。
エリアや条件にもよりますが、10戸程度はでてくるでしょう。
規定内のため、物件資料に書いていない規定をわざわざ確認する必要はありませんので、担当者様は「どれにするか決めるだけ」で良いので、業務量が大幅に削減できるようになります。
社宅担当者様が、社宅業務を行うタイミングとして、４月から入社する社員様と人事異動に伴う転勤者様のお部屋探しになると思います。
新入社員様のお部屋探しは、2月～３月初旬頃に行われ、転勤者様のお部屋探しですと、4月、9月頃になりますが、2月・3月は、ご存じのとおり不動産業界の繁忙期です。
主業務と不動産業界の繁忙期が重なってしまうため、社宅探しから物件決定～契約（初期費用の支払い、鍵渡し、引越し）までを短期間でスムーズに行うことができなくなります。
その結果、入居日に間に合わない、社員様の希望する日に引越しができない、などの結果、
一時的にホテル等に仮入居するなど、不要な支出やトラブルが起こってしまうのです。
前回のコラムにあるような経験をされたことがあったり、トラブルを回避したいと考える社宅管理ご担当者様は、アウトソーシングを検討されるのです。
お部屋探しのご依頼を頂いた時点で、ご希望の入居希望日に間に合うように逆算して、お部屋探しから、お申込み、ご契約、鍵のお渡しまでスムーズに運べるように対応します。
スムーズに契約の締結まで進めることができるのは、あらかじめ企業様の社宅規定を把握していること、社宅業務フローを理解しているから可能なのです。
例えば、契約書のドラフト承認までに何日かかるか等、企業様の社内フローを確認しながら対応しますので、前述のようなトラブルが起きにくくなります。
申込後に審査が下りたあと、契約書のドラフトを事前に確認しますが、その際に送付される初期費用の請求書には、”３日後にお振込み下さい”と記載されていることもあります。
社内フローとはいえ、社宅担当者様も経理担当者様も、他業務があるうえでの対応に、
「もっと早くドラフトを送ってくれれたら…」「もうちょっと（支払い期間の】余裕が欲しい…」これが、両方の担当者様の本音ではないでしょうか。
総務・人事担当者は、他業務を抱えながら社宅業務を担当していることが多く、繁忙期の忙しい時期は、特に大変だとお話を伺います。
契約書のドラフトを確認して数日後に初期費用のお振込みを行うことなく、弊社にて、初期費用の立替支払いを行うことが可能です。
弊社がご対応をさせて頂ければ、契約時にかかる費用を企業様の代わりに一旦プレニーズが不動産会社にお支払いさせて頂きます。
企業様は、翌月末に契約をしましたお部屋の初期費用の合計額をまとめて弊社にお振込みを頂ければ良いため、次々と迫る振込期日までに複数件送金手続きに焦ることなく、社内の経理稟議も急がずに対応でき、期日の遅れや送金漏れも防げるようになります。
賃貸借契約に関わる書類は年々増えており、複数の書類によって締結されます。
賃貸借契約書、重要事項説明書、（物件所在地が東京の物件であれば）紛争防止条例、火災保険…その他、管理会社から借主に対して、書面への署名押印を求められます。枚数にしてA4サイズ20枚近くになることもあります。
また賃貸借契約書など契約書類一式は不動産会社ごとに形式は異なり、難しい内容を事細かく記載している為、気を抜くと見落としてしまうこともあります。
「一度目を通しただけで書類に間違いや変更してほしい点の見落としは無かっただろうか？」と不安に陥り、何度もチェックに時間を費やし、お困りの社宅担当者様は本当に多いのです。
まず、弊社にて企業様の社宅規定に反している点は無いか？誤字は無いか？など契約書類の内容確認を行います。
企業様の社宅規定と照らし合わせて、問題がないか、不利益な条文がないかどうかを賃貸仲介のプロの目で確認致します。
問題があった場合は弊社より不動産会社に連絡し、修正を依頼し整いましたうえで社宅担当者様に、最終チェックを行って頂きます。
異なる契約書・内容を都度探し出す手間も削減できるようになります。
本コラムで挙げた、社宅担当者様のお悩みは、社宅管理業務を社宅代行会社にアウトソーシングすることで、約８割の業務が削減可能といわれています。
管理戸数によっても異なりますが、時期的負担、業務量過多による負担を軽減することが可能となりますので、社宅管理業務でお困りの社宅担当者様は、ぜひプレニーズへご相談下さい。
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