社宅代行サービス
4月も半ばになり、あわただしい引越し繁忙期が過ぎていきましたね。
転勤を伴う人事異動のあった企業の皆様、本当にお疲れ様でした。
不動産業界では毎年のことながらこの時期に入ると「ようやく落ち着いてきた……」と安心します。
ところで、引っ越し関連の業務について予想外のトラブルはありませんでしたか？
ただでさえ忙しい時期、なるべくスムーズに事が運んでほしいのに余計な手間がかかる！と負担が増えた方もいらっしゃるかと思います。
喉元過ぎれば熱さを忘れる……とはせず、要所要所の「困った！」を今の内にピックアップして次の繁忙期に向け体制を整えていきましょう！
今回のコラムでは『繁忙期に起こりやすいトラブル事例』を集めました。
こんなトラブルはできるだけ避けたい……！次回の繁忙期に向けての対策としてぜひご参考ください。
契約には色々な期限が付いて回ります。漏れなく管理できていたでしょうか？
お部屋の鍵は ①契約開始 → ②鍵渡し → ③引っ越し の流れで受け取ることになりますが、前の住居との家賃支払いが被らないよう①～③を同日に希望する方もいます。
契約開始と同時に新居で生活をはじめられたらベストですが、鍵の受け取りがスムーズにいかないと新居に入れないことに……。
★時間に余裕が無いとトラブルが発生しやすくなるので、書類の提出期限や受取場所の確認はしっかり把握しておきましょう。
入居社員には「何月何日に」「何の書類を用意して」「何時までに」受け取りを行うのか、間違いなく認識していることを確認してください。
繁忙期では 部屋探し → 入居開始 を短いスパンで行うために、振込期限も平時より余裕がないことが多いです。
忙しい中やっと申込できた部屋なのに、経理の都合上「支払いが難しいです」と断られたり、決裁権を持つ上司から「〇日でないとダメだ！」と言われた日には頭を抱えてしまいますね！
★繁忙期は平時とは異なる期日で支払いができるような特例を設けたいところです。
特例が難しそうなら、外部の支払い代行を依頼すれば「期限に余裕がない！」なんて焦る心配はありません。
“代行会社への支払い(毎月〇日)”のみにできるので、社内規定を変えずに契約を進めることができます。
社宅として部屋を借りる場合[ 社員 ⇔ 社宅事務担当 ⇔ 管理会社 ]の3者間でやり取りが発生します。
関わる人数が増えるとたった1人が作業を遅らせるだけで全体へ影響してしまいます。
ただ、それぞれの立場上……
こんな状況に陥っていることは多いです。
★基本的なことですが「誰が」「何の書類を」「いつまでに」「誰宛てに」提出するのか、始めにひとつひとつ確認をとりましょう。
期限前日には「まだ受け取っていない」と確認連絡すると漏れを防げます。
忙しい中きちんと書類の整理もできず「提出した！」「受け取ってない！」の言い合いになると大変です。
書類の提出有無を確認できるツールの導入・履歴保存を徹底するなどして対処しましょう。
「会社管理の社宅」と聞くと、入居者本人なのに契約に関しては会社に頼りきりになってしまう人もいます。
本人に動いてもらう必要のある手続きもあるので流れをしっかり把握してもらいましょう。
契約当日に必要な書類を用意してこなかったり、期日までに住民票を取得していなかったり……なんてトラブルはありませんでしたか？
繁忙期は閑散期に比べるとお部屋探し～契約までの期間が短くなることが多いため、的確でスピーディーに動かないといけません。
「社員には手続きの流れを知らせたし進めているだろう」と信じていたらできていなかった⁉予定していた社宅利用開始日に間に合わなくなれば、変更手続きなどが加わって余計な手間が増えることになります。
★はじめにお知らせするのはもちろん、定期的に「○○の書類が提出されていません」「いまどこまで進めていますか？」と確認を行いましょう。
手続きの方法が分からず困っている場合もあります。
担当者から聞くことで「実は……」と判明することもありますので、日頃からお互いに声掛けしやすい環境を保つことも大切です。
人生何度とないお引越し。満足のいく部屋を見つけたい気持ちは十分わかりますが、社宅探しは会社の都合も関わるのであまり時間をかけてしまうと後の手続きが滞ってしまいます。
繁忙期では、迷った挙句決めた部屋を紙一重で別の希望者にとられてしまった……なんてよくあるケースです。
一度気に入った部屋を申込できなくなると「また別の部屋を探すの？ならあの部屋と同等以上じゃないと納得できない！」と意地になってさらに時間がかかってしまう人もいます。
★限られた時間の中では決断力が必要です。
あれもこれもと欲張らず「絶対に譲らない条件」「条件の優先順位」を決めると良い/悪いの判断がしやすくなります。以前のコラム「繁忙期のお部屋探し！上手に探すコツは？」もご参照ください。
転勤に伴うお引越しの場合、そもそも社宅探し自体に乗り気ではない人が多いです。
時間も労力もかけたのになかな良い部屋が出てこないと、申込できない → 引越しできない → 社宅利用開始日が遅れる → 異動日に間に合わない → 自己負担が増える → 部屋探しの意欲が薄れる……などどいう負の連鎖が起きてしまいます。
正直「業務の引継ぎだけでも忙しいのに、社宅の事まで対応しないといけないのは面倒だな」というのが本音です。
★上述のような“お部屋探しのコツ”を共有したり、引越しの費用を負担するなどして社員をサポートしていきましょう。
異動のほとんどは会社都合で行われているのですから、できるだけ社員がスムーズに動けるよう体制を整えることが大切です。
お部屋探し～契約の中では、お部屋探しをしてくれる仲介会社や、物件を管理している管理会社とのやり取りが不可欠です。この点も振り返ってみましょう。
どの時期にあっても「言った/言わない」の水掛け論は起こりえますが、特に繁忙期は大勢の相手と慌ただしくやり取りを重ねているので危険度が増します。
行き違いの発覚が後になるほど取り返しがつかなくなるので、早めに対処できるようご注意ください。
★業者とのやり取りは必ず記録をとりましょう。
「○○について伝えた」「部屋の利用方法について確認をとった」「何日に書類を送った」細かい記録が必ず役に立ちます。
担当者と連絡がとれない場合は他の社員が対応してくれることもありますが、このとき必ず対応してくれた相手の名前を伺いましょう。
「前に電話出た人がこう言ってました！誰かわからないけど……」となっては手続きが滞ってしまうかもしれません。
お部屋探しの段階で〈勤務先から〇㎞以内〉〈家賃△△円以下〉といった“お部屋探しの条件”に注意していても、案外そこから先の“契約条件”を見逃していることが多いです。
“会社の社宅規定”と“不動産会社の提示する条件”に相違があればそこから擦り合わせが必要です。
どちらも妥協できない場合はお部屋を諦めるしかなくなり、社員としては「せっかく探したのに……」と不満が残る形となります。
★社員に加え、仲介会社にも社宅規定をしっかりと把握してもらうことが大切です。
「これだけは絶対に守ってください」という箇所があれば必ず伝えてください。
また、契約の段階になってから規定の範囲を超えていることが判明しては遅いので、まず申込を検討しているうちにも一度規定をクリアしているか確認しましょう。
これまでも何度か挙げてきましたが、繁忙期の引越し業者はとにかく忙しい！ということをご理解ください。
2月後半にもなれば「2週間後の土日の昼間」などはまず予約がとれません。
お部屋の契約と引っ越し手配はできるだけ同じタイミングで行いたいものですが、それが上手くいかないのも繫忙期ならではですね。
★日時を指定するのが難しい時期なので『引っ越しフリー便』の利用がオススメです。
何時に来るかはわからないけれどとりあえずトラックの確保はできるし、多くの場合日時指定するよりも料金が安くすみます。
年間の引っ越し件数がある程度の数ある企業様であればプレニーズから『引っ越し定額プラン』をご紹介できます。
料金が安く済む、引っ越し業者を安定して確保できるなどのメリットがありますので、気になる方はぜひご連絡ください！
以前のコラム「社員の引っ越し料金を抑えたい！良い方法はある？」でもご紹介しています。
お電話：03-6384-0415(神田店 法人営業直通)
業務の処理や電話対応に追われる繁忙期は普段よりも手続きがスムーズにいくのが理想なのに、現実では停滞してしまう危険性が高まります。
社宅を探す社員、企業の担当者、仲介会社と管理会社……各々が業務に圧迫されている時期なのでどうしても間違いが起こりやすくなります。
しかし忙しいからといって手続きがスムーズにいかなければ困りもの。
如何に気をつけることができるか、どうしたら防ぐことができるか、対策をとることが大切です。
★社員・業者には社宅規定をしっかり把握してもらい、やり取りの履歴は必ず記録をとりましょう。
依頼している仲介会社が頼りないと感じる場合は早めに別の仲介会社へ変更するのも一つの手です。
相手から連絡がこない場合は自分でラインを設け「〇日に電話確認を入れる」と予定を立てれば、その後やりとりが停滞する期間を短くすることができます。
間違いが無いように細かく確認をとるのは大切ですが回数が多いのも考えもの。
社宅契約の場合は担当者からさらに人事部/経理部などにも確認を取る必要が出るため、その手間は計り知れません。
また、バラバラの仲介業者に頼めばそれぞれの担当者から同じ質問を何度も受ける羽目になり「それ前にも言ったけどな～」なんて気持ちも出てきてしまいます。
できるだけ少ない回数で簡潔に済ませられると嬉しいものです。
★「よく質問される事項」をまとめたデータがあると次の機会に活用できます。
仲介業者へ「××についてはよく質問されますが、△△してください」と先に伝えることができたら確認連絡を減らせそうですね！
社宅代行業者にご依頼いただければ社宅に関する業務のほとんどを丸投げできます！
繁忙期の慌ただしさを手放してご自身の業務に集中することも可能です。
プレニーズでは各企業様のご負担を減らすべく様々なサポートをご用意しています。
継続してお部屋探しをお引き受けするので各企業様の条件をしっかり把握。規定の見逃しや、今まで仲介業者毎にきていた「これどうすればいいですか？」といった確認連絡が激減します。
各書類の提出の進捗、内容のチェックはプレニーズにお任せください。
時間削減になるほか、不動産会社視点での「この契約条項は外した方がいい」「特約を付けておくと安心ですが、どうしますか？」といったご提案もさせていただきます。
各不動産会社への支払いはプレニーズが代行。
企業様は毎月1回、プレニーズに対して一括支払いを行うだけなので送金業務の手間が大幅に削減できます。
企業の担当者様とプレニーズの社員が見ることの出来るシステム上で“最新情報”を閲覧可能。
どこまで手続きが進んだのか、次は何をするべきなのか？が確認できるため、進捗確認だけの連絡を減らすことができます。
入居中トラブルが発生してしまった際のクレーム対応もお任せください。
一次受けの連絡先をプレニーズへ指定することもできるので、担当者様は「何が起こったのか」「どんな対応で進めるべきか」が整理された状態で報告を受けることができます。
社宅代行は借上社宅をご利用されている企業様のお困り事、ご不満、対応の煩わしさ等を、専門の知識と経験を備えた業者が全て代行するサービスです。
……などのお悩みがある方、その他どんな小さなことでもご相談ください。
次の繁忙期には「対策をとっていて良かった！」と思えるように、体制を整えてみませんか？
コンサルティングは無料ですので、気になる点がありましたらお気軽にお問い合わせください！
メールでのお問合せはこちら。
株式会社プレニーズ神田店
営業時間 09:30-18:30(土日・祝日を除く)
TEL 03-6384-0415 FAX 03-6384-0416
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