社宅代行サービス
新年度が始まり様々な環境が変わる季節。新しい仲間を迎え入れた会社も多かったのではないでしょうか。
特に新卒の方々は「学生」から「社会人」へとライフスタイルが変わる大きな転機です。
これから任される仕事が楽しみでもあり、不安でもあり、一番ソワソワしている時期だと思います。
先輩と比べてしまえば当然社会経験は浅く、社会人としてのスキルは皆無に等しい状態です。
中にはバイト未経験で学校や家庭以外の世界を知らない人もいます。
そんな中一人前の社会人としてあれこれ行動しようとしても、
「わからないだらけで身動きが取れない」
「頑張りたいけど頑張れない」
と本人も葛藤しているはずです。
理解したつもりができていなかった → 注意を受ける → やる気をなくす → ミスが増える → 注意を受ける……
と悪循環にはまってしまえば本人も周囲もいいことは無いですよね。
当コラム担当の考えですが、新しい環境に慣れないうちは「何に困っているのか」をまず先輩が気づいて、新社会人をサポートしてあげるのがベストだと思います。
今回は新社会人が困りがちなエピソードをご紹介。
「自分もそんなことあったな」としみじみしたり……
「うちの部署の子は大丈夫だろうか」とぜひ気にかけてあげてください。
新社会人が困りがちなこと ─ 目次 ─
| ①会社の過ごし方 ②頑張って動いてみるけれど…… ③ビジネスならではの決まり事 ④先輩との接し方 ⑤外部とのやり取り |
先輩からすれば「自分は慣れているから気にならない」ことでも、初めは知らなくて当然！
飲み物はいつ飲んでもいい？お手洗いに立つのは？そのとき誰かに声をかけるべき？
お昼は先輩より後に出た方がいい？
同期と雑談するのは？そんな細かいことも入ったばかりでは何もわかりません。
知らないから動けないし、先輩には気軽に聞けない──新社会人達に窮屈な毎日を過ごさせてはいないでしょうか。
★会社の決まりがあるならきちんと伝えてあげましょう！「こんなの常識！言わなくてもわかるでしょ」は通用しません。
ちなみにプレニーズの飲み物ルールは「アルコール禁止」くらいですが、中には「決まったエリア・時間でしか飲んではいけない」「水かお茶以外禁止」「必ず水筒に入れてくること」などのルールを設けている職場もあるそうです。
会社によって全く違うことがわかります。
「〇〇の書類が残り5枚になったら発注する」
「外に食べに行くときは必ず直属の上長と部門長に声をかける」
ルールを知らずに注意されてしまったなんて話はよくあります。
社内規則ではなく口頭や場の雰囲気で受け継がれているルールはやっかいです。
★さすがにエスパーではないとわからないですね！
気づくのを待つのではなく先輩から伝えましょう。
業務で関わりがなく顔を合わせる機会が無いとなかなか覚えづらいです。
仕事を覚えるだけでいっぱいいっぱいなのに「先輩の名前を覚えられないなんて失礼だよな……」とヒヤヒヤしています。
★慣れるまで名札を付ける、こまめに名乗るなど対応しましょう。
社内ツールがあるのなら写真・氏名・部署がわかるような一覧を用意しておくとお互い便利です。
とにかくやる気は人一倍！「これから社会人として頑張るぞ！」と張り切っているものの、空回りしてしまうこともあります。
研修を受けている間は勉強していればいいものの、「自分でやること考えて」と言われると途端に何をしたらいいかわからない……。手放しにされて困っていたら「手が止まっているぞ！」と注意を受けてしまうことも。
★ただ業務の指導を行うのではなく、“やること”の見つけ方、考え方、コツも伝えましょう。
職種にもよりますが〔お客様へ商品のご提案→お申込してもらう→審査待ち→正式に契約〕と一通りの流れを研修で行う事もありますよね。
ローテーションで同期より上手くできたぞ！と自信が付いても、実際にお客様と話してみると「研修中には出なかった質問をされた」「自分がやりたいように話が進まない」「緊張して上手く出来なかった」「このあとどうするんだっけ……」などなど困る人が多いです。
★始めのうちは先輩が付いてフォローし、場数を踏ませることでコツを掴んでもらいましょう！
商談のあとは振り返りを行うと「あの切り返しは良かった」「こうやって話すともっとわかりやすいよ」など気づきが生まれて次に繋がります。
自分で考えて行動したら「それはやるな！」、何かしようと仕事を探していたら「サボるな！」。
常に注意を受けてしまう状態だとモチベーションも下がってしまいます。
★先輩の中で「今はこれをやるべき」が決まっているなら教えてあげましょう。
だんだん自分でタイミングが掴めるようになります。
就業中にぼーっとしているわけにもいかないし、何かしたいけどどこから手を付けていいかわからない。
先輩の手伝いをしたいけど新卒の自分じゃ力不足だろうし、役に立たないかな……。
そんなモヤモヤも抱えています。
★書類の整理など簡単な作業も頼みましょう。
「先輩の役に立った！」ことが自信に繋がるし、実際に動いた方が保管方法等も覚えられます。
その他「やることが見つからなかった場合は〇〇のマニュアルを読む」など逃げ道も作ってあげると気が楽になります。
ビジネスの場では日常生活ではほぼ使わない言葉や機能にもたくさん触れます。
先輩達は難なく使えても新社会人にとってはどれも初見です。
きっと誰もが通った道ではないでしょうか。
どれだけ上の役職であろうと呼び捨てが基本！……とは言われても「失礼じゃないか⁉本当にいいのか⁉」と最初はドキドキしますよね。
★これに関しては慣れてもらうしかないので「呼び捨てにしても失礼ではないんだよ」と安心させましょう。
対応が上手くできたら「今の言い方で大丈夫！」と評価することも大切です。
御中(会社宛て)、御行(銀行宛て)、殿(部署宛て)、様(個人名宛て)の使い分け、意外と先輩でもできていないことがあります。新社会人ならなおさらですね。
★まずは自分で考えてもらって、送信/郵送する前にチェックを行いましょう。慣れないうちは一覧表をどこかに用意しておくのも良いですね！
「〇〇持ってきて！」「××を△△しておいて！」と指示されたけれど……そもそも何のことかわからない！
不動産業界では『賃契(ちんけい：賃貸借契約書の略)』『重説(じゅうせつ：重要事項説明書の略)』『仲手(ちゅうて：仲介手数料の略)』などが挙げられます。
どの業界用語も日常生活で頻繁に聞く言葉ではないので覚えるのに苦労しますね。
★研修で教えていても現場でさらっと言われると「なんだっけ⁉」とあたふたしてしまいます。慣れるまでは「○○持ってきて！〇〇〇〇の事ね！」と一言添えるとすぐに動けます。
役職が高い上司にガチガチになったり、年齢が近い先輩に対して友達感覚に接してしまったり……。程よい距離で接したいけれど、なかなかうまくいかないものです。
「業務の事を確認したいけど声をかけていいのかな？」タイミングがつかめずにソワソワしている新卒、この時期よく見かけます。
先輩の手が空いていなさそうなときにも自分の用事は急ぎで確認するべきなのか、後に回してもいいことなのか……そんな判断もしなければならずてんやわんやです。
★できるだけ「話しかけたそうにしている」のに気づいて先輩から「どうしたの？」と声をかけましょう。
自分には気にかけてくれる人がいる、この人は頼っていい、そんな存在が感じられるだけで心強いものです。そのうち自然と自分から声をかけることに抵抗が無くなっていきます。
内容の確認と共に「次からこういう場合はすぐに話しかけていいよ」「〇〇さんも知っているから聞いてみてね」と教えてあげるとだんだんコツがわかってきます。
意図的に威圧していなくても年上かつ目上であれば大抵の人は萎縮します。
新入社員は先輩の“普段の様子”と“怒っているときの様子”の違いを知らないので、何をしていなくても「もしかして嫌われているのかも」「何か怒らせちゃったのかな」……そんなモヤモヤがストレスになってしまう可能性もあるのです。
★こればかりは受け手にもよりますが、できるだけ声のトーンを落とさず笑顔で過ごすように心がけましょう。
新社会人が困るのは社内のことだけに限りません。
電話受付、メール送信、書類の郵送、訪問客の案内……ちょっとしたことでも「会社の顔」として動かなければいけないタイミングが出てきます。
複数人でやり取りする場合に使いたいメール機能。ビジネスの場では当たり前に使用されていますが「メールは使えるけど、この機能は何だ……？」と不思議になる新社会人は多いです。
★他の業務と同様、送信前にチェックを行って徐々に慣れてもらいましょう。
全員にTOを使わずCC活用、1人1人に送らずBCCで一斉送信ができるようになれば業務効率も上がります！
耳馴染みが無いから何も正しく聞き取れない！かといって相手に聞き返すのは怖い！……そのまま先輩につないでしまおう……「先輩！誰かわからないけど電話です！」「誰だよ！」これもあるあるですね。
★始めのうちは“電話に出ること”1点に慣れるべきなので、この際何も聞き取れなくてOKと割り切りましょう。
何回も出るうちに自然と「いつもかけてくる人だ！」「前にも先輩へ繋いだことがあるぞ！」と覚えます。
“営業だけど取引先と勘違いして繋いでしまった”ならまだしも、”取引先を営業と間違えて失礼な対応をしてしまった”時は大変です。
新入社員としては「営業電話をブロックするぞ！」とやる気があっての行動です。先輩も「電話出てくれてありがとう、惜しかったね」くらいの気持ちで接してあげてください。
★絶対に間違えてはいけない取引先リストがあれば必ず事前に伝えましょう。
固定電話のディスプレイに名前が出るとベストです。
始めはなかなか区別がつかないと思うので、とりあえず全ての電話を丁寧に受け応えしてもらえれば問題ありません。
たとえ序列があってもみんな会社のために動く仲間です。
先輩がするべきは“指導”であって“支配”ではありません。
誰しもゼロからスタートするもの。
一人で動けるようになるまであたたかく見守り、サポートを行いましょう。
業務は完全にマニュアル通りで進められることは少なく、ケースバイケースで言うべきこと/やるべきことが違います。
土台となる決まりごとがあれば新入社員達も動きやすくなるはずです。
＜ 新入社員との間で取り決めておきたい事 ＞
結局は経験を積み重ねることが大事。
いつか「新入社員の頃、そんな事もあったよなぁ」と一緒に笑えるようになれるといいですね！
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