人事・総務など手続き処理などを主に担当しているバックオフィス業界。
営業職やカスタマーセンターのような直接顧客と関わる業務──フロントオフィスとは対になる業務として位置づけられ、“縁の下の力持ち”として会社を支えてくれています。
近年仕事のあり方が多様化し、バックオフィス業界も少しずつ変化がありました。どのように変わっていったのでしょうか?
バックオフィスは人事、総務、法務、労務、経理、一般事務など、基本的に直接顧客と関わったり売り上げに直結することのない業務を指します。
「売上に繋がらない」といえど、バックオフィスを担う人がいなければ会社は回らなくなってしまうため、どの企業にとっても無くてはならない存在です。
一口にバックオフィスと言っても業務は様々。会社によっては部署がひとまとめになっている場合もありますが、大きく分けると以下のようになります。
それぞれの社員が持つ力を最大限発揮できるよう働きかけるのが人事の役目。人材採用から始まり、研修の設定、人事評価、さらに転勤や退職勧告の決定権を持つなど、社内では大きな存在です。
社員達が高いモチベーションで業務をこなせるよう人員配置を行い、部署の異動やキャリア開発を通して育成をしています。
人事と同じく人材に関わる業務ですが、その中でも勤怠管理、給料計算、福利厚生や保険の手続きなどを担います。
人事が社員一人一人に視点をあてているのに対し、労務は会社に視点をあてて働きやすい土台作りを担うイメージです。
主に職場の環境改善を担います。他の部署は専門性があるため、どこにも属さない備品の整理、電話受付、問い合わせ対応、書類管理、社内行事の企画・運営……などなど細かい雑務もこなします。会社が円滑に回るための部署です。
会社が法律を遵守しているか、顧客や取引先との契約に反していないかを気に掛ける部署です。
訴訟問題などが発生した場合にも対応します。
近年「コンプライアンス」という言葉も浸透し企業にはよりクリーンな活動が求められるようになりましたが、専門性が高い部署のため外部の弁護士に委託する企業も多いです。
会社の予算管理、従業員の給与支払い、経費精算、支払い調書作成などの業務を担います。
お金の流れを把握して会社の利益を管理している部署です。
企業を支える重要な役目を持つバックオフィスですが、業界ならではの問題点も多々あります。
「書類が届くから会社で受け取らなければいけない」「押印が必要で出社を余儀なくされる」など、紙ベースの業務がまだまだ多くあります。
出社が大前提での業務になればテレワークは難しいでしょう。
冒頭でもお伝えしたように直接売上に繋がる部署ではないため、企業が人員削減を行った場合に目を付けられやすいという問題があります。
少なくなった人手で多くの業務を処理しなければいけなくなり、担当者の不満がたまりやすいのです。
特に経理や人事など専門性の高い部署では「あの人に任せればなんとかなる」と頼られているスーパーマンがいるものです。
しかし“人”に頼っていては緊急事態に動けなくなることもあるため、「○○さんがいなきゃ何もできないよ!」なんて状況は改善するべきでしょう。
ところがここでも前述の人件費の問題が出て、人員を増やすことを渋られることもしばしば。改善がなかなか進まない悩みでした。
そんな中でも世の中は働き方改革を進めていき、バックオフィス業界の環境も改善されてきました。
バックオフィス業界は当然部署ごとに仕事が違いますが、会社ごとで見ると他社でも同じルーティンワークを行っていることがよくあります。(A社の経理と人事は業務内容が異なるが、A社の経理とB社の経理は業務内容がほぼ同じ、など)
そのため業種に関係なく「経理向けサービス」「人事向けサービス」「労務向けサービス」のような、各業務内容に特化したツールやシステムが多く展開しているのです。
業務効率化のためにこうしたツールやサービスを取り入れると時間削減になります。
今までは紙を専用の機械に指しこんで打刻して、月末に労務が一枚一枚チェックして……と手作業の部分が多く手間がかかりました。
勤怠管理サービスを使用すると、パソコンやスマートフォンで専用ページにログインしその場で出勤(退勤)ボタンを押すだけ。
何日出社したか、遅刻や早退はあるのか、有給の残り日数は?といった確認も一覧で素早く知ることができるため、管理・処理が楽になります。
自社内で全ての業務を行おうとせず、専門機関に委託することで社内の業務を削減することができます。
特に法務のように専門性の高い部署の業務は、外部の弁護士や税理士に一任。
その道の専門家の方が知識も経験も格段に上なので、「これはどうするんだろう?」と悩みながら進めるよりも時間削減&質の向上に繋がります。
社宅に関わる全ての業務を委託するのではなく、「お部屋探しのみ」「更新・解約業務のみ」といった一部の業務だけを委託することも可能です。
法人様毎の実情に合わせて、どの範囲までを残すのかご相談いただけます。
インターネットが普及している現代。2人以上の世帯でスマートフォンを保有している世帯は88.9%にのぼるなど、誰でもインターネットを使いこなす時代になりました。(参考:内閣府経済社会総合研究所 景気統計部『消費動向調査』2021年4月発行)
スマートフォン、タブレット端末、パソコンなどの機械を日常的にを使用する方が増えたことで、特に若い世代でデジタルデータに苦手意識を持つ人が減り、業務で様々なインターネットツールやクラウドサービスを導入しやすくなったのです。
デジタルデータのなかでも“電子契約”と“デジタル押印”はその代表格でしょう。
紙で用意すると印刷の手間、押印の手間、郵送の手間、ファイリングの手間と業務が圧迫されがちでした。
それらが解消されることで紙の無駄遣いも減り、郵送や管理コストの削減にもなります。
こうしてバックオフィス業界も環境改善が進み、業務を効率よく回せる土台が出来上がります。
もちろん現場の人間だけではなく会社にとっても良いことづくめです。
日々大量の書類を処理する部署では、自動計算・自動処理を行えるようになることが最初の課題といえるでしょう。
専用のツールを使用すれば計算や時間管理などの処理が速くなるので、大量の書類も処理がしやすくなります。
スムーズに処理ができれば職場でのストレス削減にもなり、高い意識を保つことも可能です。
ツールの使用や外部委託により業務に囚われる時間が減り、不必要な残業が無くなります。
今まで紙ベースで行っていた処理があれば紙の無駄遣いが減って経費削減に。
また、3人じゃないと回せなかった業務を2人でこなせるようになれば人件費の削減に。
「本当は営業職にチャレンジしたい!」といった要望に応えることができ、社員のモチベーションを上げることに繋がるでしょう。
こちらは特に外部委託を行った場合に発揮するメリットです。
社内で「○○さんがいないと進まない」と頼られることはありがたいですが、いざという時誰も動けなくなるのは困ります。
外部委託していれば委託先に連絡すれば解決するので、担当者が不在の日や退職してしまった場合にも解決します。
1~3までのメリットによって、無理にオフィスへ出社する必要が無くなります。
書類はデータで受け取って、処理はツールで行えば、テレワークを行うことも可能です。
今まで「テレワーク向きではない」と言われ続けたバックオフィス業界も、テレワークを行える企業が徐々に増えてきました。
計算を電卓で行う、Excelで1から計算式を組んでいる、勤怠管理は目視で確認している……。そうしたやり方はどうしても「もし間違いがあったら」という不安が残るものです。<
既に世の中に出ているツールやサービスを使えばミスを大幅に減らすことができる上、精神的なプレッシャーから解放されるため仕事がしやすくなります。
紙ベースで処理や保管をしていると、災害があった際に「読めない状態になってしまった」「どこにあるかわからなくなった」といった事態が想定されます。
クラウドサービスで保管しておけば電気とインターネットさえ復旧していれば確認が可能になりますし、業務の処理も早い段階で滞りなく行えるようになることが期待されます。
業務効率化が求められる現代。電子化やテレワークが可能になることで、バックオフィス業界の中でも変化が続いていきそうです。
以前よりも感染症の脅威が落ち着きつつあり、「以前の働き方に戻りたい」という企業も少なくありません。
生産性の問題もあるとは思いますが、もし「今までのやり方が慣れてるから」という理由であれば一度考え直してみてはいかがでしょうか。
ツールの使用やデジタル移行は効率化の問題だけではありません。
“時代に合わせた働き方”を構築できる事が、会社が長く続いていくための秘訣。
売上はもちろん大事ですが、会社を支えるバックオフィスの改革にも力を入れることができれば、よりよい未来に繋がるはずです。
サービス・製品に関してお気軽にお問合わせください
© 2020 pleaneeds CO., LTD